6 step per gestire il flusso di etichettatura asset

Qualsiasi azienda che intenda utilizzare i tag (etichettatura degli asset) per gestire i propri cespiti deve, prima di tutto, definire chiaramente il processo con cui governare questa funzione.

Questa è una panoramica degli step essenziali di un flusso di etichettatura.

1. Identificare il tipo di asset e la categoria.
2. Assegnare un unico numero di identificazione.
3. Determinare il tipo di etichetta necessario.
4. Definire la modalità operativa di applicazione delle etichette.
5. Applicare le etichette.
6. Implementare i processi di verifica dei dati.

Di seguito vediamo un per uno gli step per l’implementazione dei tag.

1. Implementazione dei tag.

Se hai già implementato un sistema di tracking significa che hai già un sistema di classificazione o uno schema per inserire le categorie e i tipi di asset.

Creare questo sistema di categorizzazione è uno step essenziale per assicurare una categorizzazione che sia durevole nel tempo.

I cespiti possono essere raggruppati in dipartimenti, costi, utilizzo, o molte altre variabili.

Puoi scegliere un metodo di categorizzazione che si allinea con il processo usato per classificare i cespiti a fini contabili quali ad esempio i centri di costo.

Anche se il tuo sistema include asset che sono tangibili e asset che non lo sono è importante assicurarsi che il tuo metodo di classificazione dei tuoi asset fisici sia coerente con le metodologie di rendicontazione per una più semplice integrazione.

Il consiglio è di crearvi un sistema multidimensionale, che vi garantisca la possibilità di gestire più categorie che comprendano i diversi aspetti di organizzazione quali ad esempio localizzazione, contabili, produttivi, tecnologici e di sicurezza.

Di seguito ci sono alcuni esempi di categorie di asset fisici:

• Macchine
• Impianti
• Attrezzature
• Arredamento
• Beni IT
• Strumenti Audio e Video
• Materiale tecnico

2 – Assegna un unico numero di identificazione

Dietro la categorizzazione degli asset e la loro classificazione per tipo, ogni asset dovrebbe avere un unico numero di identificazione per un tracking accurato.

Questo unico ID distingue asset individuali dagli altri asset della stessa categoria e tipo e rende più facile gestire i processi come il riordino, la manutenzione e la rendicontazione.

Il numero di identificazione unico può contenere una codificazione che contiene il tipo di asset o il dipartimento di appartenenza. Tuttavia questo approccio, graazie all’utilizzo dei mobile, può non essere più necessario.

3 – Determina la tipologia di etichetta necessaria

4 – Inserisci  le informazioni associate all’asset al tuo sistema di tracking

L’asset dovrebbe essere inserito in un sistema subito dopo il suo ricevimento.

Per diffondere questo processo, può essere d’aiuto avere della documentazione scritta che descriva:

• come dev’essere taggato,
• come dev’essere categorizzato,
• che tipo di etichetta è necessaria per quel bene,
• procedure per l’inserimento dei dati.

In generale per un sistema informativo è necessario:

• il numero di identificazione asset
• Numero seriale
• Informazioni sul fornitore
• Data di acquisizione
• Localizzazione o dipartimento di appartenenza
• Status
• Valore

5 – Applicazione del Tag all’oggetto

I metodi di applicazione variano in base al tipo di asset o di etichetta. Alcuni tag presuppongono un’etichetta adesiva mentre altri prevedono sistemi di applicazione meccanica.

6 -Implementazione di processi di verifica dei dati

La disposizione degli asset è lo step cruciale per assicurare un “accurata e verificabile catena di custodia” che possa aiutare a mitigare perdite di dati e a mantenere un completo rispetto delle procedure

Implementare un flusso di etichettatura efficace assicura che tutti gli asset ricevuti dalla tua azienda siano classificati e tracciati, rendendo più facile:  localizzare gli asset nell’edificio, implementare piani di manutenzione regolari e mantenere un accurata registrazione per audit e contabilità.

Lo sviluppo di politiche e procedure chiare e la formazione dei membri del tuo team su un processo approvato di tag può avere un impatto positivo sulla tua organizzazione che ti permetterà di migliorare l’utilizzo delle tue risorse, ridurre duplicazioni di asset, e avere il controllo dei tuoi investimenti

Crea un base di dati più smart

Il rischio di avere dati non aggiornati o incorretti è un pericolo per la funzionalità dei tuoi asset. L’utilizzo di un software CMMS che ti aiuta a gestire le scadenze, è un passo facile per le aziende che posseggono i beni o per chi si occupa di facility.

Crea il tuo database, accessibile da tutti i tuoi device, al livello di dettaglio di cui hai bisogno. Potrai tracciare i dati tutti i dati in un sistema che ti aiuterà a gestire manutenzioni e migliorie, riducendo costi e risorse.