Guida al facility management per facility manager di successo.

Sebbene in Italia il termine facility management stenti ancora a decollare, man mano che le aziende crescono la figura del facility manager acquisisce un ruolo sempre più strategico, in grado di massimizzare le prestazioni aziendali, garantire la qualità dell’ambiente di lavoro e contribuire in modo decisivo al contenimento dei costi operativi e di gestione degli immobili aziendali.

Ma cos’è di preciso il facility management, di cosa si occupano i facility manager, quali sono le tendenze, gli strumenti utili e cosa possiamo aspettarci per il futuro?

Questa guida è dedicata a tutti i facility manager e a coloro che vogliono diventarlo. Parliamo del loro ruolo in azienda, di come si diventa facility manager, dei principali trend del momento e di come portare il facility management al livello successivo, guardando a cosa succede in casa nostra e nel resto del mondo, cercando di darne una visione complessiva con tanti consigli, strumenti utili e suggerimenti per dare il giusto peso a ciò che conta di più: diventare una figura di riferimento per il successo dell’azienda per cui si lavora.

Il facility management cos’è?

Con il termine facility management (traducibile in italiano come gestione degli immobili o delle strutture) si intende la disciplina aziendale che si occupa della gestione degli spazi fisici di lavoro e di tutte quelle attività necessarie a rendere gli edifici (e con essi anche i servizi necessari a supportare le attività che vi si svolgono) operativi, produttivi e sicuri.

In altre parole, il facility management si occupa di gestire, organizzare e coordinare gli spazi di lavoro, inclusi tutti quei servizi, commodities e utilities che hanno l’obiettivo di assicurare i requisiti di funzionalità e comfort necessari al rispetto degli obiettivi aziendali, al mantenimento delle strutture, degli immobili, delle apparecchiature e alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.

Si tratta dunque della gestione di tutti quegli aspetti che non riguardano direttamente il core business dell’azienda, ma che sono pur necessari per permettere a coloro che vivono e lavorano all’interno di un edificio di poter svolgere il loro compito nel modo migliore, rispettando gli standard qualitativi e di efficienza all’interno di un ambiente salubre, funzionale e in completa sicurezza.

Definizione di facility management.

Secondo l’International facility management association (IFMA), il facility management è quella professione che comprende più discipline per garantire la corretta funzionalità dell’ambiente costruito, integrando persone, luoghi, processi, procedure e tecnologia, al fine di condurre ad un miglioramento della qualità della vita degli stakeholder (le persone coinvolte), tenendo sempre presenti gli obiettivi aziendali da raggiungere.

Quali sono i principali benefici del facility management?

Il compito principale del facility management è quello di gestire, coordinare e pianificare tutte le attività necessarie a mantenere in funzione le strutture fisiche di un’azienda, dagli immobili fino all’attrezzatura che vi si trova all’interno. Quando questo lavoro viene svolto nel modo corretto, il ciclo di vita delle risorse si allunga, i costi di gestione e di funzionamento si riducono e di riflesso i profitti dell’azienda salgono.

Di seguito, una lista dei principali benefici derivanti da una corretta gestione di facilities e immobili:

• Riduzione dei costi: il contenimento dei costi non riguarda soltanto la selezione dei fornitori, in modo da spuntare sempre il prezzo migliore. Una gestione accorta del facility permette per esempio di contenere i consumi energetici, di spostare risorse dalle attività di manutenzione correttiva (o a guasto) ad attività di tipo preventivo, etc.
• Migliorare la sicurezza: garantire un ambiente di lavoro sicuro è uno degli aspetti centrali del facility management. Il facility manager ha infatti la responsabilità del controllo dei dispositivi di sicurezza aziendali, dai presidi antincendio ai sistemi HVAC che hanno il compito di fornire aria pulita e un clima salubre all’interno degli edifici. Ci sono poi le scadenze normative da rispettare, con interventi programmati, audit e ispezioni regolari che possono essere svolte da personale interno o esterno.
• Fornire ambienti di lavoro coinvolgenti e produttivi: Compito del facility manager è anche quello di gestire gli spazi di lavoro, in modo che siano più produttivi e meglio organizzati. Oltre alla gestione fisica degli spazi, il facility si occupa anche della pulizia degli ambienti, della manutenzione del verde e di tutte quelle attività in grado di garantire un ambiente confortevole per dipendenti, clienti e chiunque si trovi a trascorrere il proprio tempo all’interno di una facility. Mai sentito parlare della teoria delle finestre rotte?
• Estendere il ciclo di vita delle risorse: molte risorse critiche all’interno di una facility possono rappresentare una voce di investimento molto importante per le aziende. Un sistema HVAC commerciale, per esempio, è una voce di spesa necessaria ma anche ingente. Una gestione efficiente di questi impianti e di tutti i suoi componenti, permette di mantenere in funzione l’intera risorsa più a lungo, riducendone i costi e allungandone il ciclo di vita.
• Migliorare la soddisfazione dei clienti: soprattuto in ambito retail, il facility management riveste un ruolo fondamentale che spesso viene associato anche al marketing. Illuminazione, scale mobili, pulizia, temperatura interna, sono tutti aspetti che influiscono sulla percezione di un brand da parte del nostro cliente. Lo stesso si potrebbe dire delle strutture ricettive, in ambito hospitality.

I 3 aspetti fondamentali del facility management

Il facility management ha il compito di progettare, pianificare ed erogare tutti quei servizi che sono necessari a supportare l’attività principale di un’azienda, con l’obiettivo di aumentarne l’efficienza. In accordo con quanto sostenuto da IFMA (l’associazione internazionale di facility management e uno degli organismi più autorevoli in materia), la gestione di una facility e il lavoro dei facility manager possono essere suddivisi in 3 aspetti fondamentali che ne caratterizzano l’attività e il ruolo:

• Aspetto strategico
• Aspetto analitico
• Aspetto gestionale-operativo

Analizziamo ciascuno di questi aspetti più nel dettaglio.

Aspetto strategico:

Il facility management riveste un ruolo strategico per la propria azienda. Dalle politiche di selezione e di gestione dei fornitori, al reperimento dei servizi, la pianificazione della manutenzione, l’organizzazione degli spazi, delle strategie di manutenzione da adottare, la gestione del budget, la ripartizione dei costi e del carico di lavoro, l’internalizzazione o, al contrario, l’esternalizzazione dei servizi sono solo alcuni tra gli esempi più comuni che coinvolgono la sfera strategica del facility management.

Aspetto analitico:

L’aspetto analitico rappresenta una componente fondamentale nel facility management. Il facility manager ha il compito di comprendere quali sono le effettive necessità aziendali relative ai servizi e deve essere in grado di valutare i risultati ottenuti attraverso metriche e KPI che forniscano un riscontro effettivo sul suo operato, quello dei suoi collaboratori e fornitori. Il facility manager deve inoltre essere in grado di valutare il rendimento del sistema, le necessità delle figure coinvolte all’interno di una facility, individuando priorità, sprechi, colli di bottiglia, nuove opportunità e possibili miglioramenti, contribuendo attivamente al conseguimento degli obiettivi aziendali.

Aspetto gestionale e operativo:

Il terzo aspetto riguarda la gestione operativa dei servizi, che possono essere gestiti internamente oppure affidati ad uno o più fornitori. Questo include quindi la definizione di procedure, la loro implementazione e la reingegnerizzazione dei processi. Il facility manager deve essere in grado di coordinare le attività di tecnici e fornitori, tracciare gli interventi di manutenzione, gestire le criticità e assicurarsi che il lavoro venga svolto rispettando gli standard prescritti dall’azienda.

Quali sono le funzioni e gli ambiti applicativi del facility management?

La normativa UNI EN 15221 – 1:2007, definisce il facility management come l’integrazione dei processi all’interno di un’organizzazione per mantenere e sviluppare i servizi concordati che supportano e migliorano l’efficacia delle sue attività primarie.

Ma la gestione delle strutture comprende un’ampia gamma di attività.

Le principali funzioni a livello macro del facility management includono:

• Gestione degli spazi all’interno dell’immobile
• Gestione delle attrezzature e degli impianti (idraulici, elettrici, HVAC etc.)
• Gestione della manutenzione
• Gestione delle risorse (asset management)
• Gestione economico-finanziaria
• Individuazione e reperimento dei servizi (commodities, utilities e altro)
• Gestione dei fornitori
• Pianificazione delle attività e degli interventi tecnici
• Gestione delle scorte e ricambi
• Analisi dei dati

Scendendo più nel dettaglio si incontrano tutta una serie di altri servizi e attività che rientrano però nel soft service. Anche queste fanno riferimento al facility management.

Ecco qui una lista non esaustiva delle più comuni:

• Gestione immobiliare, real estate e property management
• Gestione dei servizi di pulizia
• La gestione degli accessi
• Contenimento dei costi
• Energy management
• Acquisto di forniture
• Allestimento degli interni
• Gestione della documentazione relativa agli immobili e alle attrezzature
• Gestione della documentazione tecnica, dei contratti e delle garanzie
• Gestione dei servizi di mensa
• Controllo e il rispetto degli standard di sicurezza all’interno delle strutture aziendali
• Allocazione del budget
• Coordinamento delle attività necessarie a manutenere l’immobile
• Attività di auditing e ispezioni
• La gestione dei servizi di sorveglianza e sicurezza
• Manutenzione delle aree verdi
• La gestione dei contratti con i fornitori esterni
• Coordinamento e rispetto delle procedure stabilite

Hard service e soft service

Un altro modo piuttosto popolare, soprattutto all’estero, per classificare le attività di competenza del facility management è rappresentato dalla suddivisione dei compiti in 2 categorie: hard services e soft services.

Quali sono dunque le differenze tra hard e soft service nella gestione delle facilities?

Hard services

Gli hard services sono quei servizi di facility management che riguardano gli spazi e le infrastrutture di un’azienda. Sono quindi quei servizi che si concentrano sui componenti fisici dell’ambiente di lavoro.

Si concentrano prevalentemente sulla gestione degli aspetti legati alla manutenzione. Ecco una lista dei principali hard service:

• Manutenzione del sistema idraulico
• Manutenzione dei sistemi elettrici e di illuminazione
• Manutenzione dei sistemi HVAC
• Manutenzione e conformità degli presidi antincendio
• Manutenzione dei sistemi meccanici
• Manutenzione strutturale

Naturalmente tutti questi aspetti devono essere gestiti e monitorati, avviando programmi di manutenzione preventiva e ispezioni regolari o facendosi trovare pronti in caso di emergenze inaspettate. Spesso alcuni di questi compiti vengono affidati a ditte esterne e fornitori che hanno il compito di effettuare gli interventi tecnici su segnalazione del facility manager e quindi per conto del proprio cliente.

Soft services

Il soft service nel facility management coinvolge la gestione e il coordinamento delle persone che vivono e lavorano all’interno di una facility. I soft services includono quindi tutti quei servizi di una facility che contribuiscono a creare un ambiente di lavoro confortevole e funzionale, ma anche più salubre e sicuro. I principali esempi di soft services includono:

• Gestione dei rifiuti
• Servizi di pulizia
• Pianificazione degli spazi
• Organizzazione degli spazi
• Disinfestazione
• Sicurezza e video sorveglianza
• Gestione degli accessi
• Reception
• Facchinaggio
• Visite medico aziendali
• EHS (Environment, Health and Safety)
• Gestione dei locker
• Gestione della posta
• Cancelleria

Questi servizi possono variare enormemente in base al settore (retail, hospitality, industry etc.), ma anche agli obiettivi e alle necessità specifiche aziendali. Molti di questi servizi, per esempio, potrebbero essere fondamentali per il facility manager che si trova a gestire gli uffici dell’head quarter della propria organizzazione, ma essere completamente superflui per i manager di una azienda manifatturiera di piccole dimensioni.

Le sfide del facility management

Quali sono le principali sfide che il facility management si trova ad affrontare?

• Analisi dei bisogni aziendali e previsioni di spesa: in accordo con uno dei principali obiettivi del facility management, chi si occupa della gestione degli immobili ha il compito di riuscire ad analizzare e razionalizzare i costi, individuando quali sono le attività che apportano scarso valore aggiunto per l’azienda, eliminandole per ridurre i costi. Occorre dunque riuscire a razionalizzare le spese, garantendo al contempo un livello di comfort ed efficienza in linea con gli obiettivi stabiliti e gli standard di qualità necessari.
• Qualità dell’ambiente di lavoro: il facility management ha il compito di garantire anche la qualità dell’ambiente di lavoro per i propri dipendenti e/o clienti che si trovano a trascorrere il loro tempo all’interno delle facility. È quindi compito del facility manager quello di creare luoghi di lavoro che:

1. incoraggino i dipendenti a sviluppare appieno il loro potenziale
2. aumentino la produttività e l’efficienza
3. semplifichino la comunicazione tra dipendenti, fornitori e clienti
4. favoriscano la circolazione delle informazioni

• Valutazione e gestione del rischio: con l’obiettivo di garantire la sicurezza e prevenire il rischio di danni fisici, ambientali e alla salute delle persone, il facility manager ha il compito di analizzare e valutare i rischi presenti all’interno delle facilities che gestisce, predisponendo tutte le azioni necessarie, come per esempio prioritizzando alcuni interventi o svolgendo regolari ispezioni, al fine di ridurre i pericoli.
• Creare valore per l’azienda: il facility management può avere una parte attiva nella creazione di valore per l’azienda in cui opera. Come? Evitando guasti che portino a cali o perdite di produzione, o costi aggiuntivi. Ma anche organizzando l’occupazione degli spazi migliorandone il rendimento, come nel caso del retail o di un’azienda sanitaria in cui una gestione ottimale delle risorse apporta un valore aggiunto non trascurabile.

Differenza tra Facility Management e Property Management

Come abbiamo visto finora, il facility management riguarda tutto ciò che concerne la gestione dell’edificio inteso come struttura fisica e dei servizi necessari a renderlo operativo e funzionale.

Con il termine property management, invece, si intendono tutte quelle attività che riguardano in particolar modo la sfera economico-finanziaria di un immobile di proprietà aziendale, quindi la selezione delle opportunità sul mercato, il controllo dei costi, i contratti di locazione, eventuali solleciti e via dicendo. Si tratta di una figura, quella del property manager, assimilabile al mondo real estate che, sebbene separata dal facility management vero e proprio, sarebbe utile integrare al suo interno.

La linea di confine tra i due infatti è così sottile che molto spesso le due funzioni si accavallano l’una sull’altra: l’esempio classico è quello relativo alla gestione dei fornitori.

Se l’impiantistica, per esempio relativa ad un impianto HVAC, è di competenza del facility manager, a rigor di logica la gestione contrattuale sarebbe competenza del property manager. Questo rappresenta però uno spreco, poiché è altamente preferibile mantenere un interlocutore unico anziché frammentarlo in più di una figura, con conseguenti difficoltà del tutto evitabili e una non trascurabile levitazione dei costi.

Il valore materiale e immateriale degli immobili

Quando si parla di facility management si fa solitamente riferimento al significato letterale del termine (gestione della struttura), intendendo per struttura l’immobile che ospita una determinata attività, attribuendogli quindi un valore materiale (economico, tecnico, etc.). Tutto ciò appartiene alla sfera tangibile, e perciò facilmente misurabile, anche grazie ai molti strumenti che si sono resi disponibili a seguito della rivoluzione digitale.

Un’accezione più moderna e completa, vede il facility manager come la figura che ha in carico temi inerenti la sostenibilità ambientale, economica e sociale, al fine di proporre un concetto di gestione sostenibile che supera la visione del Facility come semplice gestione di immobili.

L’inserimento delle varie certificazioni di sostenibilità degli edifici (LEED, WELL, BREEAM, etc) ed anche di certificazioni di sostenibilità dei processi aziendali (ISO14001, SA8000, etc) hanno in qualche modo obbligato il facility manager a spostare la sua attenzione da qualcosa di materiale (l’immobile) a qualcosa di immateriale, che include i processi, arricchendo in modo significativo il ruolo e le rispettive responsabilità, rimanendo ancora una volta confinato in un ambito misurabile, in quanto sarebbe particolarmente complesso certificare qualcosa che appartiene all’intangibile.

Tuttavia, ci si rende conto che un progetto edilizio, che nasce con un’identità precisa legata al suo futuro scopo, porta con sé alcuni valori che non possiamo considerare tangibili.

Dal facility management al property management: l’esempio di Apple Inc.

Facciamo un esempio. Nell’ambito retail di lusso, il punto vendita comprende dei valori che vanno oltre al semplice design architettonico, comprendendo infatti degli ambiti immateriali che sono anch’essi ambasciatori dell’immagine del brand.

Apple Inc si è fatta promotrice di questa visione integrata, arrivando a cambiare il nome dei facility manager in Preservation Manager, in quanto questi ultimi non sono chiamati ad occuparsi delle semplici attività di servizi soft o hard, non devono semplicemente misurare le performance dei fornitori o i consumi energetici in ottica di ottimizzazione, ma sono costantemente tenuti a valutare e difenderne la qualità del risultato in termini di comunicazione ed esperienza dell’utente finale, mantenendo uno store a livelli eccezionali affinché rispecchi il valore principale dell’azienda e quel “Think Different” come pay-off, attraverso una continua ricerca di miglioramento e di lotta allo status quo. La fedelizzazione del cliente non avviene tanto sul prodotto, ma piuttosto sui valori rappresentati dall’azienda che vengono espressi anche attraverso scelte progettuali, di scelta dei materiali e di design specifici per essere coerenti con il messaggio e l’immagine che l’azienda intende fornire di sé. Siamo quindi passati da un concetto di facility management standard ad uno di carattere prevalentemente esperenziale e per questo difficilmente misurabile.

Lo scopo dell’attività di facility management assume quindi un calore e un significato diverso, in cui il facility management così come conosciuto oggi diventa la modalità esecutiva, trasformandosi da fine principale a semplice strumento per il raggiungimento di obiettivi difficilmente misurabili e standardizzabili.

Leggi l’articolo completo a cura di Fabio Giacomelli (ex facility manager di Apple)

Chi è il facility manager e cosa fa?

Il facility manager è la figura designata da una azienda per la gestione di tutte le facilities aziendali. Si occupano di gestire i processi di gestione di un immobile, mantengono le strutture aziendali in funzione e coordinano le attività necessarie affinché tutto funzioni a meraviglia e ciascuno possa dedicarsi al proprio lavoro in un ambiente sicuro e funzionale.

La definizione EN 15221 – 4:2011 individua il facility manager in quella “persona responsabile per il facility management, la quale è l’unico punto di contatto ad un livello strategico; guida l’organizzazione del facility management, assicura qualità e il miglioramento continuo dell’azienda, il facility manager è anche chiamato Chief Facility Management Officer (CFMO) o Chief Facility Executive (CFE).

Di cosa si occupa il facility manager?

Che sia a capo di un team o che il suo reparto sia composto da un’unica figura, il facility manager ha l’arduo compito di gestire tutte le attività necessarie affinché le proprie facilities risultino funzionali al loro scopo. Le qualità essenziali che ogni facility manager di successo deve avere sono le seguenti:

1. Deve essere proattivo: tra le tante qualità del facility manager, la proattività è forse una delle più importanti. Molto spesso la figura del facility manager è accostata a quella di un pompiere, colui che spegne gli incendi quando divampano. Ecco, se un bravo facility manager spegne gli incendi che si verificano giorno per giorno, un facility manager di successo penserà costantemente alla prevenzione.
2. Capacità di pianificazione: la seconda qualità essenziale di un facility manager di successo è la capacità di pianificare. Le cose accadono, su questo non c’è alcun dubbio. Ma un grande facility manager ha sempre un piano pronto per risolvere i problemi tempestivamente.
3. Capacità di gestione: quella del facility manager è e deve essere una figura poliedrica, in grado di rivestire molti ruoli allo stesso tempo. La capacità di gestire di diversi progetti allo stesso tempo, di avere una visione globale e quella che gli americani chiamano big picture, è fondamentale per riuscire bene nel proprio lavoro.
4. Leadership: che abbia alle sue spalle un team o meno, il facility manager deve essere in grado di gestire le persone. Queste possono essere parte del reparto di manutenzione oppure fornitori esterni, ma come devono essere gestite le attività necesserie affinché tutto funzioni, devono essere gestiti anche i rapporti con chi queste attività le compie nel concreto.
5. Strategia: un aspetto fondamentale per ogni facility manager. Non importa che sia un abile giocatore di scacchi, ma dovrà comunque confrontarsi con diverse strategie per raggiungere gli obiettivi imposti, senza impantanarsi nei dettagli e centrando il quadro di lungo termine.
6. Processi e manutenzione: deve avere una comprensione completa dei processi e delle procedure. Il facility manager deve essere in grado di trasferire questa conoscenza a tecnici e fornitori perché nessuno conoscerà meglio di lui i propri asset, quali sono i rischi, le norme da rispettare e le soluzioni migliori.
7. Gestione del rischio: il facility manager di successo deve avere chiara l’importanza della prevenzione. Sulla base di questo, deve essere in grado di bilanciare i costi pur riducendo al minimo errori e incidenti. Per fare ciò, deve padroneggiare perfettamente gli strumenti che ha a disposizione, comme per esempio analisi FMEA e valutazione dei rischi.
8. Sostenibilità: La sostenibilità sta diventando sempre più un fattore di posizionamento per molte aziende. Il facility manager deve essere in grado di implementare soluzioni e processi responsabili, riducendo per esempio le emissioni inquinanti o l’impatto ambientale.
9. Gestione delle strutture: il facility manager si occupa in primis delle strutture e degli immobili aziendali. Per questo motivo deve avere una comprensione generale dei sistemi di costruzione e delle risorse critiche che si trovano all’interno di una facility, prendendo decisioni efficaci e intelligenti.
10. Tecnologia: la tecnologia sta diventando sempre più importante nella gestione di una facility. Dall’IoT agli smart buildings ai software di manutenzione, deve essere in grado di guidare la transizione tecnologica all’interno della propria facility per guidarla verso nuovi obiettivi e rendere gli ambienti aziendali sempre più al passo coi tempi.
11. Problem solving
12. Resistenza allo stress
13. Competenze in real estate e property management
14. Capacità analitiche
15. Conoscenza delle normative di riferimento
16. Competenze economico-finanziarie
17. Capacità comunicative

Come si diventa facility manager?

Bella domanda. Ad oggi, in Italia, non esistono corsi universitari o percorsi formativi per diventare facility manager. Spesso vengono richieste competenze tecniche come una laurea in ingegneria gestionale o edile, oppure in economia. Tuttavia esistono a livello internazionale delle certificazioni in facility management che possono rappresentare un plus non trascurabile sul curriculum di ogni aspirante facility manager e un requisito preferenziale in fase di selezione.

Qual è lo stipendio di un facility manager?

Lo stipendio medio di un facility manager in Italia si aggira intorno ai 51K euro lordi annui. La retribuzione di un facility manager alla prima esperienza può partire da uno stipendio minimo di 30K lordi all’anno, fino a superare i 95K/annui per i più esperti.

Strumenti utili per il facility manager:

Abbiamo raccolto i tools più importanti per il facility in questo articolo. Eccone alcuni:

Analisi FMEA: In italiano Modalità di guasto e analisi degli effetti, l’FMEA rappresenta uno strumento super potente nelle mani dei facillity manager. Effettuare un’analisi FMEA ti permetterà di valutare i rischi generati da un guasto o dal presentarsi di una possibile problematica all’interno della tua facility. Utilizzaando strumenti come la fault tree analysis (FTA) e matrici di rischio, sarai in grado di stabilire quali sono le priorità, migliorare i piani di manutenzione programmata, pianificare ispezioni e gestire i rischi prioritizzando gli interventi che necessitano maggiore attenzione.

Tool per il ticketing: Velocità e reattività ai guasti o alla soluzione di problematiche improvvise, sono un aspetto fondamentale per ogni buon facility manager. Un tool per il ticketing e l’assistenza tecnica ti permette di raccogliere in modo più veloce e accurato le segnalazioni fatte dal personale all’interno della tua facility, assegnare gli interventi e restare aggiornato in tempo reale sull’andamento dei lavori. In questo modo risparmi tempo tu e contribuisci a comprimere i tempi di intervento dei tuoi tecnici e fornitori. Un must have per tutti i facility managers moderni.

Root Cause Analysis e analisi RAMS: La Root Cause Analysis (analisi delle cause radice) ti permette di mappare tutte le cause di guasto che possono avvenire sui tuoi impianti. L’analisi RAMS, invece, ti permette di analizzare, fin dalla fase di progettazione, i parametri di affidabilità, disponibilità, manutenibilità e sicurezza dei tuoi impianti.

Slack: migliorare la comunicazione all’interno dell’azienda dovrebbe essere una delle tue priorità. Una buona app per la gestione della comunicazione è slack, un tool non troppo complesso da utilizzare e allo stesso tempo più strutturato rispetto alle normali app di messaggistica istantanea.

Trello: Trello è un’app molto semplice (e gratuita) per il project management. Non è sicuramente completa come potrebbero esserlo altre app a pagamento, ma può essere un buon punto di partenza.

Google Form: è un tool gratuito di Google per la creazione e somministrazione di sondaggi online. Ti permette di creare in pochi minuti delle survey e trasmetterle a chi vuoi tramite un semplice link. Utile per la valutazione dei fornitori o raccogliere consigli utili e feedback immediati da chi vive e lavora all’interno delle tue facilities, coinvolgendo così il personale nelle decisioni aziendali.

QR-Code: Etichettare gli asset con un QR-Code permette di velocizzare il passaggio di informazioni, tracciando per esempio l’ubicazione di attrezzature mobili. Unita ad un software di manutenzione può facilmente fare la differenza.

Gestione degli immobili e outsourcing: fornitori e servizi di facility management.

Non sempre le aziende hanno la giusta dimensione per costruire un team dedicato al facility management.

Molto spesso la maggior parte dei servizi di facility management vengono esternalizzati, affidandoli a fornitori e aziende di global service (o service provider) che si occupano di gestire gli interventi di manutenzione e il soft service per conto del cliente.

Altrettanto spesso, per quelle aziende che sono diffuse sul territorio, si tende invece ad affidare la gestione del facility ad un manager che si occupa soltanto dell’HQ, demandando ad un service provider la gestione degli edifici più piccoli e secondari che si trovano disseminati per il territorio.

Il lavoro quotidiano di un responsabile di una struttura può variare notevolmente a seconda delle dimensioni dell’azienda di cui è responsabile, del settore in cui opera o in base agli obiettivi individuati dall’azienda stessa.

Solitamente, quando il facility manager si trova a capo di un team molto ristretto o addirittura da solo, il focus sarà probabilmente rivolto al coordinamento delle attività di manutenzione. Al contrario, in aziende corporate di dimensioni più importanti, giocheranno un ruolo più strategico, sedendosi al tavolo del top management e coordinando le attività insieme ai responsabili dei diversi dipartimenti.

Esternalizzare i servizi di facility management o costruire un team interno?

Una sfida comune nel facility management è quella di riuscire a valutare la convenienza o meno di esternalizzare i servizi piuttosto che costruire un team interno in grado di gestire l’intero processo. La risposta non è semplice, né tanto meno scontata. Molto dipende dal tipo di struttura di cui stiamo parlando, dal budget a disposizione, dal tipo di servizio di cui necessita l’azienda o dalle figure disponibili per ricoprire questo ruolo.

Talvolta le aziende preferiscono mantenere il pieno controllo su tutte le operazioni a causa per esempio di problemi di sicurezza o di privacy.

Fatto sta che se affidare i servizi di facility management ad un partner esterno è molto spesso la soluzione più semplice, significa anche rinunciare al controllo delle operazioni quotidiane. Ciò può essere conveniente se si trova il partner giusto, ma rappresenta anche un rischio.

La soluzione più popolare (e forse anche la più economica) è rappresentata però da un approccio misto. Questa soluzione implica la creazione di un team interno piuttosto ristretto che si occuperà delle attività di routine, di definire una strategia e di pianificare le varie attività, stabilendo contratti con fornitori autorizzati che possono occuparsi degli interventi che richiedono maggiore specializzazione. Per fare un esempio, probabilmente non vale la pena assumere un idraulico a tempo pieno se hai bisogno dei suoi servizi soltanto saltuariamente.

Discorso a parte meritano invece quei servizi che riguardano sempre il facility management (e in questo caso il soft service) come il servizio di pulizia degli uffici. Potremmo trovare maggiormente conveniente assumere una ditta esterna a cui affidare questo servizio mediante un regolare contratto.

Detto questo, la maggior parte delle aziende opta per un approccio misto. Secondo una recente ricerca, l’82% delle aziende sceglie di adottare questa strategia. Spesso formano dunque un piccolo team interno per occuparsi dei lavori di manutenzione ordinaria, eseguire semplici riparazioni, ispezioni e manutenzione correttive, esternalizzando le altre attività di manutenzione.

Un esempio lampante potrebbe essere quello in ambito retail o nella sanità:

I responsabili delle strutture sanitarie hanno spesso un fornitore dedicato per le attrezzature mediche che richiedono conoscenze specialistiche. Lo stesso vale per il retail, dove sarebbe sconveniente avere per ciascun punto vendita un reparto dedicato alla manutenzione.

Quali servizi di facility management esternalizzare?

Interventi tecnici e ingegneria civile:

• Gestione degli edifici: costruzione, sicurezza e manutenzione degli immobili
• Manutenzione degli impianti: tubazioni, quadri elettrici, pavimentazione, intonacatura, rivestimenti termici, manutenzione preventiva dei macchinari etc.

Gestione energetica e sostenibilità:

• Monitoraggio dei consumi energetici: riscaldamento, climatizzazione, ventilazione, illuminazione etc.
• Gestione degli impianti: quadri elettrici, HVAC, UTA etc.

Salute e sicurezza:

• Compliance normativa: audit e ispezioni pianificate dei sistemi antincendio, controllo di conformità, presidi medici, documentazione etc.
• Prevenzione dei rischi: valutazione del rischio, ispezioni etc.
• Sicurezza e sorveglianza: sistemi di allarme, video sorveglianza, personale di sicurezza, accessi etc.

Acquisti:

• Acquisto di forniture
• Acquisto di attrezzature

Gestione degli spazi:

• Organizzazione degli spazi comuni
• Organizzazione delle scrivanie e degli uffici
• Organizzazione delle aree verdi

Qualità del luogo di lavoro:

• Servizi di pulizia
• Servizio mensa
• Gestione dei rifiuti
• Sanificazioni
• Manutenzione del verde

Accoglienza:

• Servizio di reception e accoglienza degli ospiti: ricezione telefonica, gestione della posta, servizi di portineria
• Gestione degli accessi: badge, permessi, documentazione etc.

Allestimento degli interni:

• Decorazione degli interni
• Installazione degli impianti necessari: sanitari, punti luce, vendor machines etc.

Facility management e global service (service providers)

Molte altre aziende scelgono invece di affidare completamente la gestione delle strutture ad aziende esterne che si occupano di fornire tutti i servizi di facility management che si rendono necessari.

Molto spesso infatti l’outsourcing (quindi l’affidamento dei servizi di facility management ad un fornitore esterno) si rivela una strategia vincente per garantire una maggiore efficienza, il contenimento dei costi e l’ottimizzazione delle risorse.

Questa soluzione permette infatti all’azienda di concentrare i propri sforzi sul core business, delegando ad un fornitore unico la gestione dei servizi (hard e soft) relativi al facility, come la manutenzione, il servizio di pulizia industriale, la gestione dei servizi ecologici, di reception, accoglienza, etc.

La scelta di un partner per la gestione dei servizi generali (global service) deve essere svolta con molta attenzione. Ecco alcune domande da porsi quando si prende in considerazione una soluzione del genere:

• L’azienda di global service selezionata è in grado di gestire tutte le nostre necessità?
• Quali sono le tipologie di servizio di cui hai bisogno?
• I costi di servizio sono proporzionati ai nostri obiettivi?
• Il service provider selezionato è strutturato in modo tale da poter gestire i servizi richiesti anche in ottica futura?
• Dispone di un software adeguato, come un CMMS, che ci permetta di comunicare con loro in tempo reale e raccogliere le segnalazioni generate?
• Il servizio è scalabile?

FM e tecnologia: software e sistemi per semplificare il lavoro dei facility manager

Integrazione tra i sistemi aziendali:

Uno dei vantaggi più importanti offerti dalla tecnologia di oggi è la possibilità di integrare questi sistemi tra loro, riducendo i processi manuali e più dispendiosi in termini di tempo.

Sebbene questi vantaggi possano essere davvero significativi, e oltretutto raggiungibili ad un costo molto contenuto (al netto del costo del software che meriterebbe un discorso a parte), l’importanza che viene loro attribuita oggi è ancora troppo spesso sottovalutata.

Infatti, mentre si comprendono bene i vantaggi derivanti dalla tecnologia, i vari sistemi vengono ancora troppo spesso concepiti come elementi a sé stanti, separati tra loro, quando una semplice integrazione potrebbe portare benefici ben più importanti e significativi.

Un esempio classico riguarda l’acquisizione e l’elaborazione dei dati. Oggi possiamo acquisire dati da diverse fonti ed utilizzarli per migliorare i nostri processi. Ma cosa accadrebbe, se questi dati fossero connessi tra loro ed elaborati in modo tale da fornire informazioni utili che possono essere utilizzati per scopi e funzioni aziendali diverse?

Si pensi per esempio al BIM (building information modeling) o ai sistemi BMS. Possiamo utilizzare i dati generati per un unico scopo, oppure possiamo integrare questa tecnologia ad altri sistemi, come un CMMS (Computerized Maintenance Management System) per elaborare le informazioni in modo che siano disponibili ai diversi reparti, fornitori compresi, aumentandone esponenzialmente il valore potenziale.

Un altro esempio: attraverso i software ERP (Enterprise Resource Planning) l’azienda riesce ad integrare i processi di business (come gli acquisti, la logistica, la contabilità e la fiscalità, etc.) permettendo ai vari reparti aziendali di cooperare. L’integrazione tra BIM e ERP e un software per la manutenzione come un CMMS, permette di gestire tutti i processi che toccano la gestione di una facility mettendo a sistema le informazioni reperite dai vari reparti.

BMS – Building Management System e BEMS – Building Energy Management System

Un sistema BMS consente al personale addetto al facility management e alla gestione di un immobile di monitorare costantemente ogni impianto e ogni apparecchiatura attraverso un unico software.

Il BMS permette di risparmiare sui costi di gestione attraverso l’opportunità di regolare parametri legati alla climatizzazione, all’illuminazione, agli impianti antincendio, agli allarmi antintrusione o ai sovraccarichi energetici, gestendone i livelli in base alla necessità ed evitando gli sprechi. Permette inoltre, grazie ad un monitoraggio costante dei livelli di servizio, di intervenire in tempo per evitare situazioni di emergenza che potrebbero causare un danno, anche serio, alla struttura e alla sicurezza dei dipendenti.

Il BMS (a volte anche indicato come B.M.S. – Building management system) conserva inoltre i dati relativi al funzionamento degli impianti che monitora, consentendo una migliore pianificazione delle attività di manutenzione.

Le soluzioni BMS impiegano una sensoristica avanzata per assicurare costantemente il monitoraggio dei consumi e il funzionamento di impianti, generatori, ascensori etc.

Il building management system contruibuisce non solo a rendere più efficienti gli impianti, ma anche ad ottimizzare la loro manutenzione, contenere i costi grazie ad una maggiore efficienza energetica e incrementare la sicurezza all’interno delle facilities. I sistemi BMS diventano così una risorsa strategica di non poco conto, contribuendo ad abbassare i costi operativi e migliorando la reattività e l’efficienza di coloro che si occupano della gestione di un edificio.

BIM – Building Informatin Modeling per il facility

BIM (dall’inglese Building Information Modeling) rappresenta una risorsa chiave nel facility management moderno e ancora di più in quello che sarà il facility management di domani. A tutti gli effetti uno dei trend più importanti che nessun facility manager può ignorare.

Si tratta della costruzione di un gemello digitale delle nostre facility. Una volta sviluppato il modello BIM, saremo in grado di navigare all’interno della copia digitale del nostro edificio, attraverso una rappresentazione grafica in 3D assolutamente fedele all’originale, in grado di mostrare per esempio l’esatta ubicazione delle tubature nascoste alla vista, il perimetro o l’area di un locale, oppure l’ubicazione dell’attrezzatura come estintori o quadri elettrici.

In sinergia con altre tecnologie, l’utilizzo dei modelli BIM contribuisce significativamente a rendere più efficiente l’organizzazione delle facility e del patrimonio impiantistico che contengono, velocizzandone anche la manutenzione.

Quali sono i vantaggi derivanti dal BIM?

• semplificazione delle attività di routine, come la ricerca di informazioni o la produzione di documenti.
• permette una conoscenza estremamente approfondita dell’effettiva consistenza dei manufatti
• consente la simulazione di un ampio spettro di operazioni e il relativo confronto
• permette di acquisire in modo semplice dati estremamente precisi e affidabili, come il perimetro di una stanza o, per esempio, il rilievo delle tubature nascoste all’interno delle pareti.

In altre parole, gli strumenti e i vantaggi del BIM possono offrire un supporto essenziale ai processi decisionali e alle procedure operative di un’azienda.

Inoltre, integrando il BIM ad un CMMS (Computerized Maintenance Management System) sarai in grado di semplificare i processi di gestione della manutenzione dei tuoi immobili e degli impianti e delle attrezzature che vi trovano posto.

CMMS, CAFM, EAM e IW

Mantenere una struttura pulita e operativa, organizzata ed efficiente, è un compito che richiede di essere gestito in modo ottimale. Oltre all’immobile, poi, il facility manager ha competenza su tutti gli impianti. ele attrezzature contenute all’interno dell’edificio.

Si tratta di riuscire a tracciare le richieste, aprire ticket e segnalare problemi, assegnare gli ordini di lavoro, mettere insieme la documentazione necessaria, coinvolgere fornitori, controllarne l’operato, richiedere preveentivi, monitorare i costi, pianificare la manutenzione etc.

Non c’è modo migliore per semplificare il lavoro che quello di affidarsi ad un software di manutenzione, come per esempio un CMMS o un CAFM.

CMMS, CAFM e EAM sono software molto simili tra loro, le cui funzioni molto spesso si sovrappongono, per cui in questa guida guarderemo da vicino soltanto il CMMS (anche detto SIM – sistema informativo di manutenzione). Per maggiori informazioni sugli altri sistemi e comprenderne meglio le differenze, ecco un paio di link utili per approfondire:

• CAFM
• EAM

Facility management e software CMMS:

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System), anche conosciuto come SIM (Sistema Informativo di Manutenzione) permette al facility manager e i suoi collaboratori di:

• Programmare gli interventi di manutenzione e monitorarne l’andamento, rispettando i requisiti di sicurezza e le scadenze.
• Assegnare gli ordini di lavoro e comunicare con tecnici e fornitori che si trovano sul campo, fornendo loro le informazioni giuste e contribuendo alla loro produttività, semplificando i processi.
• Monitorare i KPI, le attività, i costi, i tempi etc, e farlo in tempo reale.
• Acquisire tutti i dati utili in fase di analisi, sia da un punto di vista delle performance che di valutazione e gestione del rischio.
• Gestire la documentazione e i materiali
• Gestire i fornitori, richiedere preventivi e consuntivare gli interventi
• Monitorare il budget e le spese

Se al momento stai ancora gestendo tutto ciò tramite carta e penna o fogli excel, se la comunicazione si riduce ad un forward di email, telefonate e messaggi WhatsApp, probabilmente un software per la manutenzione può snellire il tuo lavoro, dandoti non solo una grossa mano a livello operativo e organizzativo, ma anche una marcia in più in fase di monitoraggio e di analisi dei dati.

Guarda il video per una breve panoramica del CMMS mainsim

Oppure visita il nostro canale youtube

Quale futuro per il facility? Sviluppi e tendenze nella gestione immobili e strutture.

Quali sono i principali trend del facility? Verso quale direzione stiamo andando e cosa possiamo aspettarci dal futuro? Esploriamo insieme le principali tendenze del mercato.

Digital transformation:

La trasformazione digitale ha posto le basi per un nuovo facility management, imponendo però anche nuove sfide per coloro che si occupano della gestione degli immobili.

Il settore è in costante crescita, sia dal punto di vista del fatturato che dal numero crescente di addetti.

Continuando ad innovare e anticipando i cambiamenti, il facility manager acquisisce un ruolo sempre più strategico all’interno delle aziende, in grado di fornire una spinta verso il futuro.

La maggior parte delle tendenze e dei cambiamenti in atto sono posti dalla digitalizzazione, ma ve ne sono anche molti altri, sostenuti in parte sempre da essa, ai quali qualsiasi facility manager di successo dovrebbe guardare quanto meno con crescente curiosità.

Il COVID-19 ha dimostrato ancora una volta come il facility management sia parte integrante della gestione aziendale. Svolge infatti un ruolo importante nella gestione delle emergenze e del rischio, per garantire la continuità aziendale.

Nel momento in cui scriviamo, emergono alcune tendenze chiare che influenzano il modo in cui vengono gestite le facility, indicando ai manager su cosa concentrarsi e quali sono i trend in crescita.

Mobilità e spazi di lavoro flessibili:

Una delle cose che abbiamo imparato dalla recente emergenza sanitaria dovuta al COVID-19 è che molto lavoro può essere svolto in smart dalla propria abitazione.

Non è esattamente una novità. Anche prima del COVID il facility era sempre più caratterizzato da un contesto di fluidità che sicuramente la pandemia ha fortemente accentuato e contribuito a spingere maggiormente, riducendo i tempi di quella che era una tendenza già osservabile da tempo.

Il lavoro da remoto probabilmente entrerà sempre di più nelle nostre vite anche nel post-emergenza, con aziende di alto profilo sempre più propense ad adottare nuovi approcci ibridi e più flessibili nella gestione del lavoro da un luogo specifico. Su questa scia, il ruolo del facility manager diventa ancora più strategico nella gestione e nell’organizzazione di spazi di lavoro flessibili. Ancora una volta, viene chiesto ai facility manager di adattarsi a nuovi contesti, elaborare nuove strategie e trovare soluzioni che soddisfino nuovi requisiti.

Così, mentre alcune aziende di altro profilo, come Facebook, annunciano che i probabilmente continueranno a permettere il lavoro da remoto ai propri dipendenti anche nel post-pandemia, altre aziende si muovono per riuscire a gestire ambienti più fluidi, per esempio attraverso la prenotazione delle scrivanie nell’ottica di un contesto più fluido e flessibile.

Una tendenza, questa, che avrà ovviamente un impatto importante sul lavoro e sul ruolo del facility manager.

Facility management esperienziale:

Molte aziende fanno della loro sede principale un vero e proprio gioiello, dal punto di vista architettonico ma anche da quello tecnologico.

Si pensi ad edifici come Nuvola, che ospita l’Head Quarter di Lavazza a Torino, il bosco verticale a Milano, gli Apple Store fisici disseminati in tutto il mondo. Vivere, lavorare o anche solo trovarsi di passaggio all’interno di alcuni immobili come questi può rappresentare una vera e propria esperienza.

In questo senso il facility management svolge un ruolo fondamentale nel contribuire a creare e perfezionare questa esperienza. Talvolta, tale aspetto rappresenta un vero e proprio obiettivo dell’azienda.

Basti pensare all’importanza che riveste per un museo o in ambito retail, dove il comfort, la gestione degli spazi e la tecnologia possono combinarsi per dare vita a qualcosa di unico che attrae il cliente, lo tiene all’interno del punto vendita e rispecchia l’immagine che il brand vuole trasmettere.

Al contrario, si pensi all’impatto negativo che una cattiva gestione degli impianti e delle attrezzature può avere sul fatturato o sui KPI del facility. Il ruolo che svolge il facility manager diventa in questo senso sempre più strategico, legandosi a doppio filo ad altre discipline come il marketing e la customer experience, il cui scopo è quello di generare un valore che può essere talvolta materiale ma anche immateriale.

Sostenibilità:

Il tema della sostenibilità sta diventando sempre più centrale all’interno della nostra società. È normale dunque che rivesta un ruolo crescente anche nella gestione delle facilities aziendali.

Sostenibilità per l’ambiente, riducendo per esempio le emissioni inquinanti o impegnandosi ad utilizzare materiali che provocano un minor impatto ambientale, ma non solo.

Le aziende che possiedono grandi strutture hanno tutto l’interesse nel cercare costantemente di ridurre il proprio consumo energetico. Il costo dell’energia può essere una voce importante nella lista dei costi operativi e non c’è da sorprendersi se i facility manager siano sempre più attenti a migliorare e l’efficienza energetica.

Impianti di refrigerazione, HVAC e illuminazione sono i maggiori consumatori di energia all’interno degli spazi commerciali.

Il facility management riveste un’altra volta un ruolo di primo piano. Chi si trova a gestire immobili commerciali e strutture aziendali ha il compito di continuare ad adattare i propri sistemi e impianti energetici, rendendoli più efficienti e implementandoli all’interno di edifici sempre più intelligenti per ottenere un controllo maggiore sui livelli di consumo energetico.

Consumo medio di energia nei locali commerciali

Big data:

Grazie alla tecnologia, oggi il ruolo del facility manager si sta rapidamente trasformando da una figura prevalentemente operativa, che gestisce le problematiche man mano che si presentano, ad un asset strategico per l’azienda.

Gli strumenti tecnologici consentono al facility manager di oggi di raccogliere e analizzare i dati, incrementando notevolmente le performance dei propri asset e dei processi che coinvolgono il facility management.

La valutazione dei rischi, l’analisi dei guasti, dei costi e dei risultati, gli permettono di anticipare le criticità, prevenire i problemi e le emergenze e contenere i costi operativi, facilitando il suo lavoro e consentendogli di ottenere risultati migliori attraverso decisioni data-driven.

Non basta però riuscire ad ottenere questi dati attraverso sistemi tecnologicamente avanzati come IoT, BMS, BEMS o BIM. Serve anche la capacità di analizzarli, per esempio tramite sistemi di business intelligence o un CMMS, senza la quale qualsiasi sforzo per catturare e registrare questi dati risulterà pressoché inutile.

Smart buildings:

La tecnologia gioca un ruolo preminente nella gestione degli immobili di oggi e il facility manager deve essere in grado di cogliere queste opportunità. Gli edifici stanno diventando sempre più smart, gli spazi sono concepiti per essere più flessibili e insieme allo smart working si impone un nuovo concetto di gestione degli spazi.

In effetti, la parola smart sta riempiendo le nostre vite: smartphone, smart TV, smartwatch, smart work, smart building…

Gli smart buildings di oggi sono creati per automatizzare buona parte dei compiti del facility manager, alleggerendolo del lavoro operativo a cui era abituato per permettergli di concentrarsi su altre tematiche.

La gestione degli accessi, per esempio, può essere gestita in automatico tramite sistemi computerizzati che rilasciano i badge necessari a permettere l’ingresso del personale interno ed esterno autorizzato; l’efficienza energetica può essere raggiunta fino ad azzerare quasi i consumi, attraverso per esempio le smart windows; i sistemi di HVAC che impiegano l’IoT e il cloud computing per il monitoraggio e controllo della qualità dell’aria possono verificare costantemente, attraverso sensori, i livelli di anidride carbonica e la qualità dell’aria.

La tecnologia offerta dagli smart building integra quindi i sistemi all’interno di un edificio, migliorando l’efficienza degli impianti, il comfort e la produttività.

Ecco un esempio per capire come funziona uno smart building:

1. Gli impianti e i sistemi all’interno dell’edificio, come un sistema HVAC, raccolgono i dati grazie ad appositi sensori.
2. Questi dati vengono trasmessi al sistema centrale di gestione dell’edificio, che svolge un ruolo di controllo generale.
3. Il sistema di gestione dell’edificio, analizza i dati e identifica le tendenze.
4. Il facility manger utilizza questi input per determinare azioni concrete da intraprendere per migliorare l’efficienza.

Ma cos’è, nel concreto, lo smart building?

L’IBI (Intelligent Building Institute) e la EIBG (European Intelligent Building Group), definiscono smart building l’edificio che fornisce un ambiente produttivo e conveniente attraverso l’ottimizzazione dei suoi quattro elementi base, ciò le strutture, i sistemi, i servizi e il management, attraverso la loro integrazione.

La commissione europea, descrive invece lo smart building (l’edificio intelligente) come “un insieme di tecnologie di comunicazione che consentono a diversi oggetti, sensori e funzioni all’interno di un edificio di comunicare e interagire tra loro, oltre che ad essere gestiti, controllati e automatizzati da remoto. Nello smart building le tecnologie aiutano a collegare una varietà di sottosistemi che originariamente operavano in modo indipendente. I processi automatizzati consentono il controllo delle operazioni dell’edificio, compresi riscaldamento, ventilazione, condizionamento, illuminazione, sicurezza e altri sistemi”.

Quali sono allora i vantaggi dello smart building?

Come è facilmente intuibile, i vantaggi sono molti. A partire da quelli di tipo economico: secondo la California Energy Commission, gli smart building sono in grado di far risparmiare in media tra il 19 e il 26% soltanto sul condizionamento dell’aria, mentre si evidenziano risparmi tra il 48% e il 67% sull’illuminazione tramite l’adozione di smart window.

Entro il 2040, gli edifici smart potrebbero realizzare edifici quasi a energia zero (nZEB – near Zero Energy Buildings) e potrebbero essere fino al 40% più efficienti rispetto a quello che sono oggi.

IoT (Internet of Things):

L’IoT (internet of things) risale al concetto di connessione a internet di qualsiasi dispositivo. In sostanza, l’IoT è un’enorme rete di cose connesse tra loro.

Nella gestione delle strutture, le applicazioni IoT comportano l’utilizzo di sensori per attivare flussi di lavoro e aggiornare in tempo reale i sistemi che si trovano all’interno di una facility. Ad esempio, i cestini intelligenti consentono agli addetti alle pulizie di sapere quando necessitano di essere svuotati. Un’app per la gestione della sicurezza che utilizza dei beacon può avvisare quando viene a mancare una pattuglia di sicurezza. O ancora i sistemi che sfruttano sensori IoT possono controllare l’illuminazione e la temperatura all’interno di un locale.

In sostanza le possibilità create dall’internet of things sono in continua evoluzione e permettono di semplificare la vita del faciltiy manager, contenendo i costi e contribuendo ad offrire un servizio migliore e più intelligente.

L’ABI Research, stima che soltanto ad oggi il valore derivante dalla tecnologia IoT superi gli 8 miliardi di dollari.

Robotica, AI e machine learning:

Secondo una relazione del RICS (Research Institute of Chrtered Surveyors) la robotica e l’AI (Artificial Intelligence) potrebbe avere enormi ripercussioni sul facility management, ben più importante rispetto a qualsiasi altro ambito nel settore edile e costruzioni.

L’impatto positivo dell’AI e della robotica è dato non soltanto dal contenimento dei costi, ma anche in termini di efficienza (eliminando buona parte dei compiti ripetitivi del facility manager o del suo team) e di analisi delle performance.

L’intelligenze artificiale è un elemento (a tutti gli effetti un software) che può consentirti di prendere decisioni informate grazie all’analisi dei dati e il machine learning.

Ciò è reso possibile grazie all’enorme mole di dati che un’intelligenza artificiale può raccogliere e processare in tempo reale, analizzandoli per supportare le proprie decisioni. Grazie al machien learning, l’AI è in grado di migliorare le proprie conoscenze (e quindi la sua intelligenza).

Gli esempi di AI nel facility non devono per forza essere complessi: anche un semplice sistema di automazione del servizio di reception, in grado di rispondere in modo proattivo all’interlocutore, è un sistema di intelligenza artificiale.