Maintenance Management:

Cos’è e come ottimizzare la gestione della manutenzione.

Il Maintenance Management è l’insieme dei processi di manutenzione e di gestione degli asset aziendali (intesi come impianti, immobili, attrezzature, mezzi, etc.) durante il loro intero ciclo di vita.

L’obiettivo di una corretta gestione della manutenzione è quello di garantire la massima efficienza operativa degli asset in modo da massimizzare la produzione.

Cos’è il Maintenance Management?

Come qualsiasi altro processo aziendale, anche quello manutentivo deve essere gestito nel modo più efficiente possibile.

Il Maintenance Management è l’insieme di processi che hanno lo scopo di pianificare, programmare e gestire le attività di manutenzione relative alle nostre risorse/beni aziendali (asset).

Grazie alla trasformazione digitale, il maintenance management è passato da una forma tribale, fatta di note scritte a mano e una comunicazione basata sul passaparola, ad un processo computerizzato (Computerized Maintenance Management Software), in grado di digitalizzare le informazioni, i dati e i processi.

Sebbene esistano diverse tipologie di software per la gestione della manutenzione non ne esiste una che vada bene per tutti: molto dipende dal budget a disposizione o da quali sono gli obiettivi aziendali.

Nella decisione potrebbero influire la complessità dei processi che intendiamo gestire, o quali sono le nostre strategie di manutenzione: se vieni dal carta e penna e per la tua azienda esiste solo la manutenzione correttiva (a guasto), difficilmente potrai fare in una volta sola un salto a strategie ben più complesse – tanto dal punto di vista economico quanto di effort – come la manutenzione predittiva.

Insomma, il maintenance management non è soltanto questione di software e sistemi: è anche un insieme di best practices, mindset aziendale, personale qualificato e strategie aziendali sul lungo termine.

Se nel 2023 la tua gestione della manutenzione è ancora ferma al carta e penna e al passaparola, forse è venuto il momento di fare un cambio di passo. Ti spieghiamo tutto in questa guida al maintenance management e su come gestire la manutenzione in azienda.

Come gestire la manutenzione in azienda?

Sebbene per molti anni la gestione della manutenzione in azienda abbia rivestito un ruolo per molti aspetti di secondo piano rispetto alla produzione, oggi il paradigma è finalmente cambiato.

Le aziende si sono rese conto dell’importanza del Maintenance Management per ridurre i costi e migliorare l’efficienza degli impianti e di conseguenza la produzione.

Per gestire la manutenzione in azienda nel modo corretto, è necessario però un cambio di passo e di mentalità che coinvolge sia il personale addetto alla manutenzione che il management.

Non basta certo implementare un Maintenance Management Software, quale che sia, e sperare che le cose si mettano a posto da sole.

L’introduzione di un Maintenance Management System, implica che il personale sia in grado di utilizzare il sistema e che riesca a percepire i vantaggi che ne derivano.

Questi vantaggi dipendono molto dagli obiettivi aziendali e possono essere ben diversi da settore a settore:

• Nel facility management, per esempio, dove spesso viene fatto un uso massiccio dell’outsourcing, di solito ci si focalizza sul monitoraggio degli SLA (Service Level Agreements) dei fornitori, sui processi di ticketing, assegnazione, tracciamento e rendicontazione dell’attività.
• Nel settore produttivo, invece, quando si parla di gestione di impianti industriali e di aziende ad alta intensità di asset, i Responsabili della Manutenzione e il management si concentrano di solito sul monitoraggio delle metriche e dei KPI di manutenzione come l’MTBF o l’MTTR, l’analisi dei guasti, l’ottimizzazione dei piani di manutenzione preventiva e la gestione della documentazione relativa alle attività e agli impianti in termini di compliance normativa.

In ogni caso, a prescindere dall’utilizzo che ne viene fatto, un maintenance management software è in grado di aiutarti ad automatizzare la manutenzione, standardizzare i processi, migliorare l’accesso alle informazioni, ai documenti e ai dati relativi ai tuoi asset.

Obiettivi e vantaggi derivanti dall’utilizzo di un maintenance management software.

I sistemi di Maintenance Management ti aiutano a migliorare la gestione delle risorse e dei processi in ciascuna di queste aree:

1. Controllo e riduzione dei costi: un maintenance management system ti consente di imputare correttamente i costi per ciascun asset o impianto, o eventi specifici come un fermo macchina non pianificato.
2. Pianificazione della manutenzione: un maintenance management tool ti aiuta a pianificare meglio la manutenzione e distribuire il carico di lavoro tra manodopera e risorse.
3. Asset Management: ti aiuta ad organizzare le risorse, centralizzare le informazioni e gestirne la documentazione. Un CMMS, per esempio, è in grado di registrare automaticamente tutti gli interventi e generare un report su di essi.
4. Standardizzare i processi: riuscire a creare dei workflow e dei processi standard, significa riuscire anche a ridurre i tempi di lavoro e ottenere dati migliori, semplificando la gestione della manutenzione e l’analisi delle performance.
5. Ridurre i tempi di intervento: un maintenance management software ti aiuta a pianificare di più e ridurre le inefficienze e i costi dovuti a interventi di emergenza e fermi macchina non pianificati.
6. Migliorare la comunicazione: un tool per gestire la manutenzione migliora la comunicazione tra gli attori coinvolti, compresi clienti e fornitori, raggiungendo i tecnici direttamente sul campo e gestendo il lavoro con l’app mobile.
7. Centralizzare le informazioni: i sistemi di maintenance management come il CMMS o un EAM, ti aiutano a evitare di disperdere le informazioni come spesso avviene con i fogli di carta. Tutte le informazioni sul team, gli asset e gli interventi sono inserite all’interno del sistema di manutenzione e accessibili in pochissimi click.
8. Migliorare la sicurezza e la preparazione degli audit: un CMMS ti aiuta a risparmiare tempo con la gestione della documentazione e delle procedure di sicurezza, attraverso la gestione degli accessi, il monitoraggio delle scadenze o la gestione dei permessi di lavoro. Inoltre, asset ben manutenuti riducono il rischio di infortuni e danni ambientali.
9. Data & analytics: ultimo, ma non per ordine di importanza, un maintenance management software è in grado di eliminare le lunghe e noiose operazioni di data-entry, acquisendo automaticamente tutti i dati. Dati e informazioni che vengono processate e messe in chiaro tramite report personalizzati con le metriche e i KPI di manutenzione che ci interessa monitorare.

Come introdurre un sistema di maintenance management in azienda

Quando ci si affaccia per la prima volta al mercato dei sistemi di maintenance management, si è portati a fare un po’ di confusione a causa dei tanti nomi diversi che vengono dati a software di gestione della manutenzione quasi identici. Come se non bastasse, l’utilizzo degli acronimi, anziché del nome esteso genera se possibile ancora più confusione.

Un altro aspetto che spesso genera confusione è la differenza tra maintenance management e asset management.

Sebbene formalmente esistano due sistemi separati (CMMS e EAM), le funzioni e le caratteristiche sono ormai pressoché le stesse. Anzi, la maggior parte dei moderni software CMMS in cloud, integrano perfettamente le due funzioni (gestione della manutenzione e gestione degli asset).

Anche per questo motivo negli ultimi anni i CMMS sono diventati così popolari.

Computerized Maintenance Management Systems (CMMS)

Un Sistema Computerizzato di Gestione della Manutenzione (acronimo dall’inglese CMMS) è un software in grado di semplificare enormemente il maintenance management.

In breve il CMMS consente di creare automaticamente un database digitale con le informazioni e i dati di tutto ciò che ruota intorno alla manutenzione: dalle informazioni relative agli asset, fino a quelle sugli Ordini di Lavoro, così come sulle attività pianificate.

Consente inoltre di ottenere una completa visione dei tempi, dei costi, e delle risorse impiegate in ciascuna attività e per ciascun asset.

I dati sono il cuore nevralgico di ogni sistema efficiente di maintenance management.

Eliminando l’inserimento manuale dei dati, il CMMS consente di semplificarne il tracciamento e velocizzarne la comunicazione, con meno perdite di tempo e di informazioni, e molta più efficienza.

Strumenti e caratteristiche dei software per il maintenance management e l’asset management

Come si ottengono questi vantaggi?

I software di gestione della manutenzione possono gestire flussi lineari e semplici fino ai più complessi. Qui di seguito una panoramica delle principali caratteristiche e degli strumenti che offrono i Maintenance Management Systems:

• Gestione degli asset: questa funzione permette di organizzare le tue risorse, come impianti ed edifici attraverso un’anagrafia gerarchica degli asset. Per ciascun asset inserito in anagrafica il sistema crea una scheda personalizzata, con le informazioni, la documentazione, i piani di manutenzione, liste di materiali associate, storico degli interventi, etc.
• Richieste di intervento: i maintenance management tools permettono di gestire i ticket raccogliendo richieste e segnalazioni attraverso un unico portale online e form personalizzati.
• Gestione degli Ordini di Lavoro: il CMMS consente di tracciare e gestire gli Ordini di Lavoro e i dati/informazioni che contengono. Anche i tecnici possono accedere a queste informazioni dal proprio telefono, quando si trovano sul campo. Possono anche essere creati OdL automatici, in base a trigger specifici.
• Pianificare e programmare la manutenzione: i maintenance management software consentono di pianificare la manutenzione e monitorare le scadenze. Un CMMS è anche in grado di generare automaticamente gli Ordini di Lavoro ricorrenti, impostando frequenze e numero di cicli.
• Gestire il Magazzino: puoi organizzare e gestire i materiali in magazzino, monitorare il livello di scorta dei pezzi di ricambio, i costi, etc.
• Gestire la documentazione: digitalizzando la documentazione sarai in grado di gestire meglio le scadenze e velocizzare la preparazione degli audit.
• HSE e sicurezza: CMMS e EAM consentono di semplificare i processi di individuazione dei rischi e delle interferenze, creare velocemente permessi di lavoro e inviarli a chi di dovere in un click.
• Gestione fornitori: i sistemi di maintenance management possono coinvolgere anche personale esterno alla tua azienda, come i fornitori, attraverso molteplici touchpoint. L’inserimento e la richiesta di preventivi sono un esempio, oppure la gestione della documentazione o degli accessi.
• Report & analytics: i dati registrati in ogni fase di lavoro vengono organizzati dal sistema e resi all’utente sotto forma di report custom facilmente comprensibili.
• App Mobile: i CMMS di ultima generazione sono tutti dotati di app mobile (attenzione però che non tutti i provider la considerano una funzionalità core, per cui a volte rappresenta un’ulteriore voce di costo. Tuttavia, un’app gestione manutenzione consente di raggiungere i tecnici sul campo e ridurre drasticamente i tempi di lavoro.)
• Integrazioni: quando si rivedono i processi aziendali e di maintenance management introducendo un nuovo software potrebbe venirti voglia di integrare il sistema di manutenzione con alcuni software in uso in altri dipartimenti. Alcune tra le più quotate sono l’integrazione tra CMMS e sistemi di produzione MES, SCADA, ERP aziendali, gestionali di magazzino e BIM. Qui ti parlo meglio delle principali integrazioni con il CMMS.

Sistemi di Computerized Maintenance Management e Enterprise Asset Management a confronto: CMMS Vs. EAM

CMMS e EAM sono due strumenti molto simili tra loro. Sebbene il primo sia più improntato al maintenance management e il secondo, l’EAM, alla gestione degli asset, i moderni CMMS hanno ormai inglobato caratteristiche e funzionalità che un tempo erano proprie solo degli Enterprise Asset Management al punto che molti fornitori di sistemi per la manutenzione definiscono il proprio prodotto come CMMS e EAM.

Sistemi CMMS Vs. Facility Management Software

Anche la differenza tra sistemi CMMS e Facility Management Software (l’acronimo è CAFM) – come il diavolo – si nasconde nei dettagli. I Computerized Maintenance Management Systems sono software molto versatili che possono essere utilizzati sia in ambito industriale per la manutenzione di impianti che nel facility.

Riepilogo dei principali benefici di un maintenance management software

• Registrazione automatica dei dati
• Standardizzare i processi di mauntenzione
• Monitoraggio delle performance degli asset
• Tracciamento delle richieste di intervento e degli Ordini di Lavoro
• Pianificazione delle attività di manutenzione
• Migliorare la comunicazione tra i soggetti coinvolti
• Semplificare la gestione della documentazione
• Migliorare la sicurezza
• Migliorare la gestione del magazzino ricambi e inventario
• Analisi dei dati e report

Conclusioni sul Maintenance Management

Un sistema efficace di maintenance management non può basarsi su foglietti volanti o il passaparola.

Tra i tanti software di maintenance management, il CMMS consente di raccogliere, archiviare e organizzare le informazioni e i dati relativi ai propri asset e ai processi che ruotano intorno alla manutenzione.

In questo modo il CMMS diventa una piattaforma condivisa in grado di centralizzare, raccogliere e distribuire automaticamente i dati e le informazioni tra i soggetti coinvolti.

La capacità di analisi, attraverso report e KPI custom, consente infine di portare la gestione della manutenzione ad un nuovo livello decisionale.