Enterprise Asset Management:

Cos’è, come funziona e quali sono le caratteristiche di un software EAM

Un Enterprise Asset Management (EAM) è un software per la gestione delle risorse aziendali.

Le aziende ad alta intensità di asset nei settori industriali e manifatturiero utilizzano i software EAM per gestire e monitorare le performance delle proprie risorse fisiche e degli impianti.

L’Enterprise Asset Management è dunque un sistema progettato con lo scopo di gestire la manutenzione e i processi che stanno dietro alla conduzione dei beni aziendali.

In questa guida analizziamo nel dettaglio quali sono le principali caratteristiche dei sistemi EAM, cerchiamo di comprendere quali sono i vantaggi che derivano dal suo utilizzo e spieghiamo bene come riuscire ad implementarlo con successo all’interno della propria organizzazione.

EAM: che cos’è l’Enterprise Asset Management?

L’enterprise asset management system – o in breve EAM – è un software per la gestione delle risorse e degli asset aziendali, come per esempio gli impianti, i macchinari, i veicoli, le infrastrutture, etc.

Gli EAM sono dunque sistemi informatici che consentono la gestione, il controllo operativo e la manutenzione dei beni e delle risorse di un’azienda.

Lo scopo di un Enterprise Asset Management software è quello di ottimizzare questi processi, rendendo più efficienti (e meno costose) le operazioni necessarie a mantenere gli asset in funzione e performanti, aumentando la produzione ed estendo il ciclo di vita degli asset.

Come funziona un Enterprise Asset Management?

L’enterprise asset management è un sistema basato sui flussi di lavoro e la raccolta di informazioni, progettato allo scopo di tracciare e monitorare tutte le attività e le risorse che sono coinvolte nella gestione degli asset aziendali.

Cosa significa che i software EAM sono sistemi basati sui flussi di lavoro?

Le operazioni di gestione degli asset e di manutenzione sono attività che devono essere tracciate, monitorate e consuntivate a fine lavorazione. L’Enterprise Asset Management consente di gestire diversi flussi di lavoro che possono essere personalizzati per rispondere alle peculiari necessità di un’azienda.

Proprio questo è un aspetto centrale per comprendere bene il funzionamento e l’importanza di un sistema di asset management per le aziende.

L’asset management coinvolge infatti diversi reparti all’interno di un’azienda (come quello di produzione, quello di manutenzione, etc.) squadre di lavoro e molto spesso anche personale esterno come i fornitori. Migliorare i flussi di lavoro e la comunicazione tra questi attori, agevolando la condivisione delle informazioni e dei dati, è parte integrante di un solido processo di asset management.

Uno dei vantaggi più spesso sottovalutati derivanti dall’utilizzo di un software EAM è proprio la sua capacità di migliorare la comunicazione e l’accesso ai dati da parte dell’intera organizzazione, in modo da poter rendere più veloci i processi e prendere decisioni informate.

Ma in che modo un software EAM ci aiuta a raggiungere questo obiettivo?

Quando si implementa un software per la gestione degli asset, viene creata un’anagrafica tecnica di tutti i beni aziendali, organizzata in modo gerarchico (si parla di parentela padre-figlio).

Per ogni risorsa inserita in anagrafica, il sistema EAM crea poi una scheda dell’asset specifica, al cui interno sono inserite tutte le informazioni tecniche, come la data di installazione, la sua ubicazione, il numero di targa, ma anche i documenti, i piani di manutenzione, la cronologia delle attività e in definitiva tutto ciò che dobbiamo sapere sul bene in questione.

Chi per lavoro si trova a gestire un numero cospicuo di asset e la loro manutenzione, capirà al volo l’importanza di un sistema centralizzato per la raccolta di queste informazioni sugli asset.

Un Enterprise Asset Management ci consente di eliminare queste attività manuali di data entry, come per esempio l’aggiornamento della cronologia dell’asset, poiché le informazioni e i dati sono registrati e costantemente aggiornati in modo automatico dal software e risultano accessibili da parte dell’intera organizzazione.

Tutti questi dati che il nostro software EAM mette a disposizione dei reparti di Operations & Maintenance, contengono le informazioni necessarie al nostro team per ottimizzare i processi ed eliminare le inefficienze nel workflow di gestione degli asset.

Una volta che questi dati sono consolidati all’interno del software, l’EAM è in grado di fornirci anche una reportistica dettagliata delle performance degli asset, dei livelli di servizio e dei costi ad essi associati.

Il monitoraggio delle metriche e dei KPI propri dell’ingegneria di manutenzione, come l’MTBF (il tempo medio tra i guasti), l’MTTR (il tempo medio di riparazione) o l’albero dei guasti di un asset, ci consentono una conoscenza approfondita del funzionamento degli impianti lungo l’intero arco di vita utile della risorsa, dandoci anche l’opportunità di individuare le aree di miglioramento, ottimizzare i processi e prendere decisioni data-driven sulla gestione degli asset.

Quanto detto finora non è altro che un’introduzione all’Enterprise Asset Management, per darti un’idea – anche se ad un livello ancora molto alto – di come funziona un software EAM.

Nei prossimi paragrafi approfondiamo l’argomento entrando più nello specifico.

A cosa serve un EAM?

Nel paragrafo precedente abbiamo descritto a grandi linee le basi di come funziona un sistema di Enterprise Asset Management.

È arrivato il momento di chiarire meglio a cosa serve un EAM software e quali possono essere gli obiettivi aziendali derivanti dalla sua implementazione.

L’EAM è un software pensato per agevolare i manager e i tecnici di manutenzione a centralizzare le informazioni e le operazioni necessarie alla gestione degli asset all’interno di un unico sistema informativo. Una piattaforma collaborativa dedicata all’asset management.

Vediamo allora a cosa serve, quali sono gli obiettivi e passiamo poi ad analizzare nel dettaglio quali sono le caratteristiche e le funzionalità proprie dell’EAM.

Un Enterprise Asset Management serve a:

• Gestire le informazioni relative agli asset: un EAM consente di centralizzare le informazioni e i dati relativi agli asset all’interno di un unico sistema di asset management.
• Gestire gli asset da remoto: l’EAM ci consente di gestire da remoto gli asset e tutte le informazioni, i dati e i flussi di lavoro.
• Gestire il flusso di lavoro: le operazioni di gestione degli asset coinvolgono reparti, squadre e spesso anche i fornitori. Un enterprise asset management consente di coinvolgere tutti gli attori interessati.
• Raccogliere le segnalazioni di guasto: ogni volta che si verifica un fermo macchina o un guasto ad uno dei nostri asset, l’EAM consente di raccogliere in modo veloce le richieste di intervento eliminando duplicati, errori e omissioni.
• Tracciare gli interventi: Tutto ciò che succede ai nostri asset e le operazioni di manutenzione sono registrate dal software EAM, consentendo ai responsabili di tracciare in tempo reale gli interventi.
• Assegnare il lavoro a tecnici e fornitori: un software di asset management consente di assegnare gli ordini di lavoro in pochi click e personalizzare il workflow in modo da comprendere fasi come la preventivazione, la pianificazione, i permessi di lavoro.
• Migliorare la comunicazione tra i reparti: un enterprise asset management software è di per sé uno strumento completo in grado di migliorare la comunicazione tra gli attori coinvolti. Le integrazioni sono però una componente degli EAM da non sottovalutare.
• Standardizzare i processi: quando si parla di efficientamento della manutenzione e della gestione degli asset, la capacità di standardizzare i processi ha un ruolo fondamentale. Una piattaforma di asset management consente di fare proprio questo.
• Migliorare le performance degli asset: Le piattaforme EAM consentono di monitorare costantemente lo stato di salute degli asset, ottimizzare i piani di manutenzione per ridurre i costi e il tasso di guasto degli impianti.
• Pianificare la manutenzione: Un software EAM consente di pianificare e programmare gli interventi di manutenzione preventiva, gestire le scadenze e assegnare una priorità alle diverse attività.
• Gestire il magazzino ricambi: Le operazioni di asset management coinvolgono anche la gestione dei materiali e delle parti di ricambio che rientrano nel così detto MRO (Maintenance, Repair and Operations). L’EAM consente di tenere traccia  dei materiali utilizzati, dei costi e del carico e scarico di magazzino.
• Ottimizzare i piani di manutenzione: Gli EAM sono in grado di generare report dettagliati che consentono di valutare gli effetti dei nostri piani di manutenzione e il loro costo.
• Analizzare i guasti: i software EAM presentano anche funzionalità specifiche per l’analisi dei guasti come l’analisi delle cause profonde (Root Cause Analysis), in modo da conoscere meglio le cause dei guasti, gli effetti che generano sul processo e quali sono le soluzioni che finora sono state adottate per i nostri asset.
• Ottenere e analizzare i dati: Riguardo lo stato di salute degli asset e le performance del team di lavoro, l’Enterprise Asset Management software consente di raccogliere i dati e metterli a disposizione dei reparti di Operations & Maintenance in modo da rendere più semplice l’individuazione di inefficienze, colli di bottiglia, cali imprevisti di produzione, etc.

Caratteristiche e funzioni degli EAM

Sopra abbiamo visto a cosa serve un EAM.

Adesso è giunto finalmente il momento di vedere quali sono le funzioni e le caratteristiche dell’Enterprise Asset Management System per capire in che modo ci aiuta a raggiungere gli obiettivi finora descritti.

Anagrafica degli asset

Un EAM è in grado di riprodurre in modo gerarchico (in una relazione padre-figlio) l’intera organizzazione. L’anagrafica ci permette di gestire i nostri asset e ottenere una visione completa dell’organizzazione. La struttura gerarchica aiuta a classificare i vari asset in modo da semplificarne l’individuazione. Se per esempio vogliamo gestire un edificio, possiamo organizzarlo in piani, stanze, aree e all’interno di ciascuna di esse inserire gli asset che ci interessa censire. Lo stesso vale per un impianto, poiché vorremo riprodurre l’esploso dell’asset, individuando le varie parti e i componenti interni.

Schede degli asset

Le schede degli asset consentono di raccogliere tutte le informazioni relative ad una risorsa in un unico posto. Oltre alle informazioni generali della risorsa, le schede degli asset contengono i piani di manutenzione, lo storico delle attività, la lista delle parti di ricambio associate all’asset, la documentazione, etc.

Gestione degli Ordini di Lavoro

L’enterprise asset management consente di gestire, tracciare e monitorare il ticketing e gli ordini di lavoro. Di solito gli EAM hanno un modulo dedicato alle richieste di intervento, una sorta di portale online a cui gli utenti possono accedere per segnalare un guasto o richiedere un servizio. Una volta aperto il ticket, il sistema è in grado di inserirlo all’interno del workflow, in attesa che sia preso in carico e trasformato in Ordine di Lavoro, dunque assegnato al personale o ad un fornitore esterno all’azienda (alcuni workflow potrebbero prevedere anche una richiesta di preventivo per i fornitori).

L’ordine di lavoro può essere completato con le informazioni, per esempio check-list, documenti o materiali di ricambio necessari per completare l’attività. Il flusso di lavoro di un ticket viene solitamente gestito attraverso fasi di lavoro personalizzate che in genere vanno dall’apertura della richiesta fino alla chiusura operativa e alla sua archiviazione. I dati sono registrati automaticamente dall’EAM che aggiorna in tempo reale il sistema.

Pianificazione

Una corretta pianificazione e programmazione delle attività consente di migliorare la gestione degli asset e ci aiuta a semplificare le operazioni di manutenzione preventiva e di manutenzione programmata. Una volta che abbiamo impostato la ciclicità e la ricorrenza con cui vogliamo compiere un’attività di prevenzione, gli EAM software sono in grado di generare in modo automatico gli Ordini di Lavoro, aiutandoci a rispettare i programmi di manutenzione stabiliti e sgravando il responsabile dalla creazione manuale di ordini di lavoro ripetitivi. Alcuni EAM dispongono anche di funzioni tipo GANTT o di un calendario per visualizzare tutte le attività che sono state schedulate.

Gestione del magazzino e MRO

La gestione del magazzino ricambi consente ai responsabili di monitorare le scorte presenti in stock e ricevere alert automatici ogni volta che queste si abbassano al di sotto della soglia che è stata impostata. Parti di ricambio possono essere associate ai singole risorse e inserite all’interno della scheda asset, oppure allegate agli ordini di lavoro in modo che tecnici e fornitori sappiano sempre di cosa avranno bisogno per completare un intervento. Gli EAM rendono anche possibile il monitoraggio dei costi e delle quantità utilizzate per ogni ordine di lavoro in modo da avere una completa visione dei materiali presenti in magazzino.

Gestione manodopera e fornitori

Gli Enterprise Asset Management software consentono di strutturare il personale che ha accesso al sistema EAM sulla base di diversi ruoli che possono andare dal semplice tecnico fino all’amministratore o ai responsabili. Molti EAM consentono anche di aggiungere i fornitori o un loro referente al sistema. Questo permette di monitorare il loro lavoro, assegnare gli interventi ed avere una visione precisa di come sono impiegate le nostre risorse umane.

Gestione documenti

La gestione dei documenti consente di caricare all’interno del sistema EAM una copia digitale della documentazione relativa agli asset, come schede tecniche, piani di manutenzione, rapportini di intervento, permessi di lavoro, etc. Molti EAM consentono inoltre di impostare le scadenze dei documenti, funzionalità molto utile quando sono necessari per il rispetto degli standard di sicurezza o certificazioni, dando visione a chi di dovere dell’avvicinarsi alla scadenza di un documento.

Gestione finanziaria

Gli Enterprise Asset Management consentono anche la gestione finanziaria degli asset. Questo coinvolge la gestione dei costi e della contabilità relativa ai singoli progetti. I sistemi EAM possono analizzare il costo di un fermo macchina, i costi relativi all’utilizzo dei fornitori, comprensivi anche dei materiali utilizzati o delle diverse tariffe applicate.

Root Cause Analysis

I sistemi EAM consentono di effettuare una Root Cause Analysis in modo semplice e veloce. L’analisi dei guasti è una delle mie funzionalità preferite dei software EAM perché consente con il minimo sforzo di creare un albero dei guasti completo e comprensivo anche degli effetti che esso genera sul processo e delle soluzioni che sono state adottate. Tutto questo genera una migliore comprensione circa il funzionamento degli asset e ci aiuta a comprendere meglio quali priorità e a quali criticità porre maggior attenzione.

Permessi di lavoro e procedure LOTO

Molto spesso le aziende ad alta intensità di asset sono soggette a rigide misure di sicurezza. Un Enterprise Asset Management ti aiuta a gestire i doveri di sicurezza e la compliance normativa attraverso permessi di lavoro e procedure LOTO che semplificano il monitoraggio e il rispetto delle prescrizioni coinvolgendo direttamente il personale sul campo.

App Mobile

I più moderni EAM software sono dotati anche di app mobile per smartphone e tablet che migliorano la comunicazione e consentono di raggiungere tecnici e fornitori direttamente sul campo. In questo modo i tecnici possono consultare le informazioni contenute negli ordini di lavoro quando si trovano in azione, restare aggiornati sui compiti che sono stati loro assegnati e rendicontare le attività svolte a fine lavorazione. Il QR-Code rende ancora più veloce riuscire a reperire le informazioni giuste con il minimo sforzo eliminando difficoltà che senza un EAM sarebbero insormontabili.

Report & Analytics

Gli EAM sono spesso dotati di sistemi di business intelligence interni (o almeno dovrebbero fornire la possibilità di integrarsi ad essi, come Power BI o Qlik). In ogni caso, sono in grado di fornire dati preziosi sulle performance degli asset, sui tempi e sui costi ad essi associati. I sistemi EAM più moderni sono in grado di generare report on demand, tracciare le metriche e i KPI che ci interessa monitorare e fornire informazioni di vitale importanza per la gestione degli asset.

Integrazioni

Sebbene i software EAM siano sistemi completi per l’asset management, la possibilità di integrarsi agli altri sistemi aziendali è una di quelle funzionalità in grado di garantire il ROI più alto. Gli EAM più moderni possono facilmente essere integrati a sistemi ERP, software MES, sistemi SCADA o PLC.

Qual è la differenza tra EAM e CMMS?

Ed eccoci giunti alla domanda da un milione di dollari: qual è la differenza tra un software CMMS e un EAM?

Partiamo col dire che i Computerized Maintenance Management System (CMMS) e gli Enterprise Asset Management (EAM), sono spesso associati tra loro poiché entrambi sono sistemi informativi per la gestione degli asset, pertanto tutti e due ricadono nella categoria degli Asset Management Software.

Sopra abbiamo descritto le principali caratteristiche dei sistemi Enterprise Asset Management, per cui adesso è opportuno confrontarle con la gamma di funzionalità proprie del CMMS (spoiler: sono più o meno le stesse).

Cos’è un CMMS?

Un CMMS è un Sistema Informativo di Manutenzione (SIM), spesso identificato anche più semplicemente come software di manutenzione.

Va da sé che il CMMS si focalizza maggiormente sulla gestione della manutenzione degli asset.

Il CMMS viene utilizzato in svariati ambiti, e più precisamente laddove si ha la necessità di gestire asset che possono essere impianti industriali ma anche edifici (facility management).

Tra le principali funzionalità troviamo:

• Anagrafica asset
• Schede degli asset
• Gestione del ticketing
• Gestione degli Ordini di Lavoro
• Pianificazione della manutenzione
• Gestione documenti
• Gestione manodopera e fornitori
• Gestione del magazzino e dell’inventario
• Permessi di Lavoro
• Report & Analytics
• Integrazione con gli altri sistemi aziendali
• App mobile

Come si vede le funzionalità offerte dai principali CMMS, o almeno da quelli più moderni e tecnologicamente avanzati non differiscono da quelle degli EAM. Ma allora perché si parla spesso di differenza tra CMMS e EAM?

La differenza tra CMMS e EAM

CMMS e EAM sono due acronimi spesso utilizzati in modo intercambiabile, tanto che molti vendor di CMMS pubblicizzano il proprio prodotto come CMMS/EAM.

Non c’è da dargli torto, poiché la differenza tra i due sistemi oggi sembra più un aspetto che coinvolge i reparti di marketing, anziché gli utilizzatori finali. (parliamo in modo più approfondito della differenza tra CMMS e EAM qui).

In sostanza, possiamo riassumere l’argomento in questo modo:

Le soluzioni EAM comprendono le funzionalità dei CMMS, ma non tutti i CMMS comprendono per forza le funzionalità degli EAM.

Malgrado tutto ciò, ci sono alcune differenze tra i CMMS e gli Enterprise Asset Management che ad essere rigorosi devono essere almeno annoverate.

Gli EAM infatti includono anche strumenti propri per la gestione della contabilità degli asset, l’asset depreciation management e sono in grado di gestire in modo più strutturato il ciclo di vita degli asset, comprendendo anche le fasi di progettazione e di smantellamento dell’asset.

In realtà molti CMMS di oggi coprono anche queste caratteristiche, ma non fanno parte delle funzionalità core di un CMMS. L’immagine qui a fianco dovrebbe chiarire meglio le cose.

Per questi motivi spesso l’EAM viene considerato un sistema adatto ad aziende di grandi dimensioni, che gestiscono asset particolarmente complessi e che hanno già superato le necessità che possono essere coperte dai sistemi CMMS e dalle integrazioni tra quest’ultimo e gli altri sistemi aziendali come software MES, ERP, PLC, SCADA, etc.

Benefici dei sistemi di Enterprise asset management

Adesso che abbiamo una visione completa dei sistemi EAM, di quali siano le funzionalità e le differenze tra EAM e CMMS, è venuto finalmente il momento di passare ai benefici.

Quali sono i benefici di un software EAM?

Posto che i benefici devono essere sempre considerati e messi in relazione con il settore in cui l’azienda opera, ne abbiamo individuati 4 che sono del tutto imprenscindibili e rappresentano lo zoccolo duro degli EAM (e anche dei CMMS…)

5 vantaggi di un Enteprise Asset Management

• Gli Enterprise Asset Management systems consentono di centralizzare le informazioni relative alle risorse aziendali, creando un hub di informazioni condivise che semplificano la gestione delle degli asset.
• L’EAM consente di migliorare i processi di gestione degli asset aziendali rendere più efficaci e veloci gli interventi e le operazioni di manutenzione e di gestione degli asset.
• L’enterprise asset management consente di migliorare l’efficienza degli impianti, ridurre i fermi macchina pianificati e i breakdown, aumentando di conseguenza la produzione e l’operatività degli asset.
• Un sistema EAM migliora la comunicazione con le squadre operative, i tecnici e i fornitori. Anche la trasmissione dei dati e delle informazioni tra i reparti risulta migliorata grazie alla possibilità di integrare gli EAM agli altri sistemi aziendali.
• L’Enterprise Asset Management software consente di adottare un approccio data-driven alla gestione degli asset e alla manutenzione, acquisendo i dati e generando report personalizzati sulle performance degli impianti, sui guasti, i tempi e i costi associati all’asset management.

Settori e applicazioni dell’Enterprise Asset Management System

Parlando dei settori in cui vengono utilizzati i software EAM, la maggior parte delle applicazioni si concentrano in ambito industriale, laddove esistono impianti particolarmente complessi. Ciononostante, gli Enterprise Asset Management sono utilizzati anche per la gestione degli asset che non rappresentano il core business dell’azienda, come accade nel facility management (di solito però in questi casi i CMMS o i software CAFM rappresentano la scelta più indicata.)

Ecco alcuni esempi di applicazione in diversi settori dei sistemi EAM:

• Infrastrutture, energia e trasporti: questi settori richiedono spesso la gestione di asset lineari come strade, ponti, gallerie, linee elettriche e tubazioni, i quali necessitano di essere trattati come asset lineari e di informazioni geospaziali (per cui spesso è richiesta anche un’integrazione con sistemi BIM e GIS).
• Steel, Oil&Gas: questi settori pongono particolare enfasi sulla gestione della compliance normativa e sulla sicurezza. Molto spesso fanno ampio ricorso a fornitori esterni ed hanno la necessità di gestire gli asset ma anche l’accesso ad essi tramite permessi di lavoro speciali. In questo caso l’EAM (così come il CMMS) contribuisce ad una standardizzazione dei processi necessaria a semplificare il lavoro e migliorarne il tracciamento.
• Industria e manifattura: i sistemi di Enterprise asset management sono spesso impiegati per il monitoraggio delle attività e delle performance legate agli impianti produttivi. In questo caso si trovano spesso integrati con i sistemi MES aziendali, SCADA o PLC.
• Trasporti: gli EAM vengono scelti spesso nel settore trasporti poiché il sistema è in grado di fornire i dettagli su asset e attrezzature, comprese le parti di ricambio o quelle attività di manutenzione preventiva come revisioni e tagliandi.
• Sanità: l’EAM viene spesso utilizzato dagli enti ospedalieri per gestire sia le strutture sanitarie che le apparecchiature. Può essere utile per monitorare la calibrazione degli strumenti, per il tracciamento dei dispositivi medici in movimento e ottenere le metriche relative al servizio nel caso in cui l’ospedale faccia ampio ricorso all’outsourcing.
• Food & Beverage: le aziende che si occupano del food sono soggette al rispetto di misure molto restrittive in materia di salute e sicurezza alimentare. Un EAM aiuta i responsabili di Operations&Maintenance a monitorare il rispetto della compliance da parte dei tecnici e dei fornitori, mantenere gli impianti produttivi e preparare gli audit in minor tempo.