5 tools indispensabili per i facility manager

Li chiamano tools e sono strumenti di lavoro. È importante conoscerli, ma ancora più importante è riuscire ad utilizzarli. 
Sono i 5 tools fondamentali per tutti i facility manager.

Il facility manager moderno si trova oggi a gestire realtà sempre più complesse, operando come un vero e proprio business manager a cui sono richieste doti gestionali e una chiara visione d’insieme. Pianificazione e coordinamento, gestione del rischio, valutazione dei fornitori, allocazione del budget, sono solo alcuni dei task quotidiani che il facility manager  di oggi deve riuscire a padroneggiare.

Ecco perché al fianco di questa figura cresce la necessità di strumenti adatti, che siano in grado di supportarlo nel suo lavoro accorciando i tempi di azione, migliorando la comunicazione tra gli attori coinvolti e permettendogli di pianificare le attività da svolgere nel modo più efficiente possibile.

Ecco allora una selezione dei tools preferiti dai facility manager, 5 strumenti di cui nessuno di loro dovrebbe mai fare a meno.

Cosa scegli?

Il facility manager: dal facility management all’asset management

Quando si parla di facility management, bisogna fare attenzione a non lasciarsi ingannare dalle apparenze: il facility manager non si occupa soltanto della gestione di immobili e strutture aziendali, o di complessi residenziali. La gestione di una facility ricade ampiamente nel campo dell’asset management: asset, quindi risorse, che sono tutte le apparecchiature, gli impianti, gli strumenti che si trovano all’interno di questi edifici (i quali sono da considerarsi a loro volta altri asset aziendali).

Al fianco dell’asset management, abbiamo poi la gestione del così detto soft service, che riguarda invece l’erogazione dei servizi: dalla gestione degli accessi fino alla movimentazione del materiale.

E ancora, oltre al soft service vi sono le persone: le persone che vivono o che lavorano all’interno di una facility, i fornitori che erogano un qualche tipo di servizio all’azienda, gli ospiti che accedono all’edificio.

Ecco che il livello di difficoltà che il facility manager si trova ad affrontare ogni giorno continua a crescere ad ogni step.

Quando penso alla figura del facility manager, mi viene in mente Mr Wolf in Pulp Fiction. Te lo ricordi?

“Mi chiamo Wolf. Risolvo problemi.”

Gli strumenti più utili al facility manager moderno (e dove trovarli)

La gestione delle attività e delle operazioni di manutenzione, tra scadenze, normative da rispettare, tecnici e fornitori a cui stare dietro, può diventare un vero inferno per ogni facility manager.

Ecco perché alcuni strumenti diventano così importanti. Abbiamo chiesto a 15 facility manager quali sono gli strumenti di cui non vorrebbero mai fare a meno. Eccone cinque, quelli assolutamente immancabili.

Il CMMS come strumento per l’asset management.

Che gestisca una o molte strutture, il facility manager ha bisogno di uno strumento che gli permetta di monitorare in tempo reale lo stato dei propri asset, gestirne la documentazione, i contratti, le garanzie e i piani di manutenzione.

Oltre a ciò, un CMMS permette al facility manager di tracciare tutti gli interventi che vengono effettuati, sia da parte dei tecnici interni che dai fornitori, rendicontando i tempi e i costi di ciascuna operazione e registrando questi dati in uno storico sempre aggiornato in grado di fornire una panoramica completa di tutte le attività che sono state svolte su ogni risorsa.

Lo storico degli interventi non consente soltanto al facility manager di valutare le performance degli asset, le prestazioni del suo team e quelle dei fornitori, ma anche di gestire meglio le proprie risorse con budget che sono spesso risicati. Ciò significa che ogni minima ottimizzazione del processo di manutenzione, ogni intervento risparmiato, ogni contrazione dei tempi di esecuzione, può portare un beneficio in termini economici che non dovrebbe essere sottovalutato.

La gestione dei documenti, che vanno dai contratti alle garanzie, fino ai libri macchina, piani di manutenzione e check-list è un altra necessità importante per ogni facility manager. Molto spesso, quando gli asset con cui si ha a che fare sono tanti e il loro numero continua a crescere, la gestione della documentazione diventa un problema. Tenerla tutta insieme, sempre a portata di mano e facilmente consultabile permette al facility manager di risparmiare molto tempo. In più, un CMMS offre la possibilità di allegare questi documenti direttamente all’ordine di lavoro, in modo tale che anche i tecnici o i fornitori possano averli a disposizione, come per esempio una check-list di ciò che è necessario fare step by step per risolvere un problema, sistematizzando le operazioni.

Infine, non bisogna dimenticare la possibilità di associare ai singoli asset o interi stabilimenti un team specifico, un tecnico o i vari fornitori, in modo tale che – quando si verificherà un problema – sia già tutto pronto e i tempi di intervento vengano così ridotti. È possibile anche creare dei template per gli ordini di lavoro ricorrenti, stabilire un livello di priorità dell’asset in base alla sua criticità all’interno della facility in cui si trova e pianificare gli interventi di manutenzione programmata sulla base, per esempio, delle normative vigenti (come i presidi antincendio) o attività che vogliamo svolgere a scadenze più o meno regolari.

Un ticketing software per la gestione delle richieste di intervento e ordini di lavoro.

Un altro ostacolo significativo per tutti i facility manager, riguarda le modalità di gestione delle richieste di intervento. Un ticketing software permette di ovviare a questo problema senza intoppi.

Il problema presenta due facce diverse: da una parte c’è colui che emette la richiesta di assistenza, che può essere chiunque si trovi all’interno (o anche all’esterno) di una facility e che con tutta probabilità non avrà alcuna familiarità con i processi che governano la manutenzione dell’edificio.

Dall’altra vi è la necessità del facility manager di rispondere a queste richieste, tracciarle, spesso e volentieri interpretarle, e trasformare la richiesta in ordine di lavoro affidandola ad un tecnico o al fornitore. Questo processo richiede spesso molto più tempo di quanto si possa credere a prima vista. Senza un tool che sia in grado di gestire il flusso di lavoro, uscirne vincitori è cosa pressoché impossibile!

Procediamo con ordine. Molto spesso, quando non si dispone di uno strumento adatto, le richieste di intervento vengono recapitate al facility manager nei modi più disparati: email, messaggi whatsapp, per telefono o addirittura a voce. In altri casi, invece, quando un addetto alla manutenzione di una facility si accorge che qualcosa non va, interviene direttamente, saltando a piè pari la richiesta di intervento. Niente di male, se non fosse che magari qualcuno ha già comunicato il guasto e il facility manager ha già inviato qualcuno per ripristinare il guasto. Inoltre, sebbene ciò risponda ad esigenze di velocità e immediatezza auspicabili per ogni facility manager, genera però un pericoloso ostacolo nel tracciamento degli interventi effettuati e nel monitoraggio delle performance che alla lunga può fare la differenza.

Serve dunque un metodo o uno strumento per ottimizzare il processo, assicurare la corretta compilazione delle richieste di assistenza tecnica e ridurre al minimo i tempi di attesa.

Il metodo più efficace per ovviare a questo problema è rappresentato dal sistema di ticketing integrato nel CMMS che, se impostato correttamente, può eliminare alla radice il problema, ponendo fine a richieste verbali, email e messaggi vari.

Il ticketing software integrato nel CMMS, permette di gestire l’intero workflow a partire dalla richiesta di intervento, la sua assegnazione ad un operatore, il monitoraggio, fino all’archiviazione, non senza aver prima registrato tutti i dati necessari, come tempi di lavoro, costo della manodopera e dei materiali utilizzati.

Il processo di richiesta di intervento è reso semplice grazie a procedure guidate e completamente personalizzabili in modo che, anche chi non fa parte del team di manutenzione, come spesso accade, possa portare a termine una richiesta nel minor tempo possibile senza incontrare alcun problema.

Questo processo di richiesta di intervento è fondamentale per ogni facility manager: non solo in quanto semplifica la sottomissione di una richiesta, ma perché è in grado di renderla perfettamente tracciabile dal sistema CMMS, in modo che sia possibile monitorarne l’avanzamento fino alla chiusura, evitando di perdere tempo con follow-up e telefonate di controllo solo per assicurarsi che il lavoro sia stato svolto.

Dalla richiesta all’ordine di lavoro:

Una volta sottomessa la richiesta, il sistema CMMS la registra in attesa della sua assegnazione ad un tecnico o un fornitore.

Utilizzando questa funzione in concomitanza con il modulo di asset management, è possibile assegnare in anticipo un tecnico o un fornitore ad un preciso asset, in modo da rendere ancora più rapido il workflow di manutenzione.

Il sistema permette inoltre di stabilire livelli di priorità per ogni ordine di lavoro, in modo da concentrare il personale su quelle attività che sono considerate più urgenti. Per stabilire i livelli di priorità corretti in modo da abbassare i rischi connessi a malfunzionamenti o ritardi nell’esecuzione degli interventi, è buona norma quella di aiutarsi con una matrice di valutazione dei rischi, simile aa quella utilizzata nell’analisi FMEA per il calcolo del Priority Risk Number (PRN).

Una volta terminate le operazioni, sarà il tecnico stesso a chiudere l’ordine di lavoro (anche dal proprio cellulare) firmare il rapportino digitale di fine intervento e trasmetterlo al sistema che si occuperà della gestione dei dati registrandoli e storicizzandoli all’interno della dashboard relativa all’asset in questione.

Facile, no?

Un sistema di Business Intelligence per monitorare performance e KPI.

Un CMMS è in grado di registrare pressoché qualsiasi dato relativo alla manutenzione di una facility. Dai tempi, che possono essere relativi alla disponibilità di un asset o a quelli di intervento da parte di un operatore, ai costi, che possono riguardare la manodopera o i materiali ma anche tante metriche e KPI di manutenzione che possono essere utilissimi per valutare le nostre performance e trovare nuovi spazi di miglioramento.

I dati che possiamo analizzare, possono essere suddivisi in tre macro-categorie:

• Dati relativi all’asset management: Sono metriche e KPI che ci permettono di monitorare le performance dei nostri asset.
• Dati relativi al servizio: Sono metriche e KPI che ci permettono di monitorare i livelli di servizio, in relazione ai tempi, alla tipologia di interventi e molto altro.
• Dati relativi ai costi: Sono metriche e KPI che ci permettono di monitorare i costi di intervento, come il costo della manodopera e quello dei materiali, aiutandoci a costruire budget adeguati e più precisi.

Certo è che questi dati non servirebbero a molto se poi non fossimo in grado di usarli (e quindi anche di analizzarli!)

Fortunatamente non ti serve un data scientist. Quello che ti serve è un sistema di business intelligence (BI) che lo faccia per te attraverso report chiari e di facile interpretazione.

I CMMS di più alto livello integrano spesso al suo interno veri e propri software di business intelligence che sono in grado di effettuare un’analisi approfondita e granulare di vari aspetti, prendendo i dati registrati dal CMMS e riproponendoli in una veste chiara e fruibile a colpo d’occhio attraverso report personalizzati.

Questo permette al facility manager di prendere decisioni data-driven, cioè basate sui dati. Una vera e propria arma in più, per risparmiare budget e ottimizzare le operazioni all’interno di una facility. 

Il QR-Code o il barcode per l’etichettatura degli asset.

Il QR-Code o, in alternativa, il barcode applicato agli asset è uno strumento potente non solo per il facility manager, ma anche per tutti coloro che vivono e lavorano all’interno di una facility.

Il QR-Code applicato agli asset permette di individuare istantaneamente tutte le informazioni che si cercano, relative alla risorsa in questione. Molto spesso viene utilizzato anche per gestire i materiali presenti in magazzino in modo più semplice, aggiornando l’inventario in tempo reale, ricevendo notifiche sui livelli di scorta e tenendo tutto in ordine evitando di impazzire.

Grazie al QR-Code, tecnici e fornitori possono, dopo averlo scannerizzato con il proprio cellulare, accedere a tutte le informazioni contenute in un ordine di lavoro, compresa la documentazione allegata. Un modo veloce ed immediato che permette loro di avere a disposizione direttamente sul campo tutto ciò che serve, quando serve.

Anche chi invece vuole fare una segnalazione aprendo una richiesta di intervento può risparmiare tempo scannerizzando il QR-Code per trovare subito l’asset da segnalare.

Insomma, ci sono molti modi in cui un facility manager può trarre vantaggio dall’utilizzo del QR-Code applicato ai propri asset, velocizzando il passaggio di informazioni e riducendo quindi l’effort necessario per stare dietro a tutto quanto.

App CMMS mobile.

A prescindere dal fatto che oggi un CMMS entri perfettamente all’interno di un cellulare, il facility manager può trarre un grandissimo vantaggio da una soluzione di questo tipo. Primo, perché il fatto che sia disponibile un’app CMMS mobile non preclude assolutamente che vi sia anche una versione desktop. Anzi, nonostante tutto, sarebbe ancora difficile immaginare un’azienda 100% mobile. Secondo, perché il miglioramento della comunicazione, in tempo reale e con tutti i vantaggi di portare sempre con sé il proprio CMMS è un beneficio troppo grande per volerne seriamente fare a meno.

L’app CMMS mobile permette infatti di raggiungere tecnici e fornitori direttamente sul campo, con tutte le informazioni necessarie, notifiche push che lo avvertono ogni volta che viene assegnato loro un ordine di lavoro e la possibilità di accedere ai documenti, come check-list.

Per le organizzazioni che si avvalgono di personale esterno, poi, il geo-tagging può essere una risorsa utilissima per assicurarsi che l’operatore riesca a trovare sempre l’asset per cui è stato chiamato.

Una funzione che non deve essere sottovalutata è invece il tasto Rec&Stop, che permette al tecnico di registrare i tempi di intervento, permettendo al sistema di registrare un dato di vitale importanza per la reportistica e l’analisi delle prestazioni di una facility o di un fornitore.

È anche possibile scattare fotografie e allegarle all’ordine di lavoro per mostrare il risultato finale, aggiungere le parti e i materiali utilizzati, calcolare i costi e firmare il rapportino digitale di fine lavoro, trasmettendolo direttamente al sistema.