Software CAFM per il facility management

Il CAFM (Computer Aided Facility Management) è, insieme al CMMS, tra i più popolari software di manutenzione per il facility management. Attraverso l’utilizzo di un CAFM, i facility manager sono in grado di pianificare, tracciare e monitorare tutte le attività legate agli asset che si trovano all’interno di una facility. Questo significa poter pianificare le operazioni di manutenzione, gestire i fornitori, controllare i costi, gestire il proprio budget e assicurarsi che tutto quanto funzioni sempre alla perfezione.

Cos’è un CAFM?

Il CAFM è un software attraverso cui i facility manager di un’azienda possono riuscire ad ottimizzare i costi legati al mantenimento delle proprie strutture, garantire l’efficienza delle operazioni che si svolgono al loro interno, il rispetto delle normative di sicurezza, tenere un inventario preciso degli asset e controllare gli accessi di chi entra ed esce da una facility.

I facility manager che utilizzano un CAFM saranno inoltre in grado di monitorare i KPIs di manutenzione, tracciare le attività e snellire il workflow legato a questi processi.

Tutti i CAFM includono almeno 3 componenti principali attorno a cui girano tutte le altre funzioni del software:

• Gestione degli spazi
• Tracciamento degli asset
• Amministrazione fisica delle strutture

La gestione degli spazi è forse la caratteristica distintiva di ogni CAFM, malgrado anche i moderni CMMS siano ormai in grado di interfacciarsi alla perfezione con il Building Information Modeling (BIM) e CAD.

Qual è la differenza tra un software CMMS e CAFM?

Prima di approfondire meglio le caratteristiche di un CAFM, è bene però chiarire quali sono le differenze tra un software CMMS e CAFM.

Sempre più spesso, i CMMS sono descritti anche come CMMS/CAFM, a sottolineare la natura sostanzialmente identica dei due software. Entrambi, infatti, trovano il principale ambito applicativo nel facility management e nella gestione delle operazioni di manutenzione.

La principale differenza tra CMMS e CAFM deve essere rintracciata negli obiettivi e nel modo di utilizzo che viene fatto del software.

Tuttavia, ci sono pur sempre delle piccole differenze che è bene ricordare nel momento in cui ci si trova a scegliere tra l’adozione di un CMMS o quella di un CAFM.

Mentre i software CAFM sono più improntati alla gestione degli spazi, con moduli dedicati alla riservazione delle sale o al monitoraggio degli accessi, i CMMS hanno il proprio focus nella gestione delle operazioni di manutenzione all’interno di una facility.

È importante sottolineare però come oggi i CMMS, almeno quelli di gamma più alta, abbiano colmato questa differenza implementando funzioni che, sebbene pur sempre correlate alla manutenzione, rientrano piuttosto nel c.d. soft service: dalle richieste di materiale di cancelleria, alla movimentazione di strumenti e facchinaggio, fino alla gestione del flusso di posta, dei locker, della raccolta differenziata o degli accessi all’interno della facility.

Un ulteriore esempio per capire meglio come questa differenza sia stata colmata con successo, riguarda la gestione dei fornitori, che oggi possono essere governati esattamente nello stesso modo sia tramite CMMS che CAFM, mentre un tempo erano appannaggio soltanto di questi ultimi.

Dal CMMS al CAFM, fino all’asset management

A questo punto dovrebbe essere chiaro come i software CMMS (Computerized Maintenance Management System) e CAFM (Computer Aided Facility Management) siano due tipologie di software del tutto assimilabili tra loro. Il confine tra gli uni e gli altri deve perciò essere ricercato nel tipo di utilizzo che che ne viene fatto all’interno dell’azienda, anziché in funzioni e caratteristiche disponibili.

Benché infatti il CAFM venga generalmente utilizzato nel facility management, il CMMS è uno strumento estremamente popolare anche in molti altri ambiti e spesso lo si trova impiegato come vero e proprio asset management system, EAM – Enterprise Asset Management.

In definitiva, il CMMS può essere utilizzato sia per la gestione di impianti complessi che per la gestione di intere facility. Ciò che cambia è soltanto il modo in cui il software viene impiegato.

Dal CAFM al CAMM

A sottolineare quanto detto sopra, sempre più spesso nel facility management si sente parlare di software CAMM, anziché CAFM. Questo, è forse soltanto un tentativo di istituzionalizzare in qualche modo il riferimento al CMMS/CAFM, unendo i due acronimi, ma trova senz’altro ragione di esistere in un confine molto spesso fumoso e non facilmente individuabile tra i due software.

• CAFM: Computer Aided Facility Management
• CAMM: Computer Aided Maintenance Management

Le principali funzioni di un software CAFM per il facility management

Una volta chiarita la differenza tra CMMS e CAFM, possiamo tornare a parlare di cosa sia, in effetti, un Computer Aided Facility Management (CAFM).

I moduli principali di un CAFM sono:

Facility Manager e CAFM

I facility manager possono gestire le loro strutture in modo più efficiente, grazie al supporto di un CAFM. Con un software CAFM, esattamente come con un CMMS, acquisiranno un maggior controllo sugli ordini di lavoro, eliminando carta e penna, email e telefonate.

 Tutti i manager hanno bisogno di dati in base ai quali poter prendere decisioni informate. Questo è particolarmente vero per i facility manager. Invece di spendere ore a consultare fogli di carta, in pochi semplici click potranno avere tutto ciò che serve loro attraverso report personalizzati e facilmente interpretabili.

I benefici quotidiani di un CAFM

Su base giornaliera, quando un facility manager si avvale di un software CAFM/CMMS, la maggior parte dei tecnici possono avere accesso ai dati direttamente dal proprio cellulare. Possono ricevere notifiche ogni volta che viene loro assegnato un ordine di lavoro e concludere l’operazione trasmettendo il rapportino di fine intervento senza mai uscire dal software. Con un CMMS/CAFM, è possibile anche identificare le soluzioni ad un problema in modo più semplice e direttamente sul campo, attraverso check-list, manuali d’uso, uno storico dell’asset e molto altro.

Infine, i software CMMS/CAFM, provvedono a storicizzare gli interventi in modo automatico, fornendo ai facility manager una consistente base dati e la possibilità di tracciare qualsiasi attività, conoscendone in ogni momento metriche e indicatori fondamentali come il tempo medio di risoluzione di un guasto (MTTR), il tempo medio tra i guasti  (MTBF) oppure il tempo medio al verificarsi di un guasto (MTTF).

Conclusioni

Sebbene gli scopi e il modo di utilizzare il gestionale di manutenzione possano divergere leggermente tra CMMS e CAFM, in sostanza i due strumenti si equivalgono in tutto e per tutto, mettendo a disposizione del facility manager le stesse caratteristiche e funzioni, oltre alla possibilità di interfacciarsi perfettamente con altri sistemi aziendali come ERP, BIM, CAD, SAP o i software per la gestione del magazzino.

Detto questo, la decisione riguarda ovviamente quelle che sono esigenze ed obiettivi dell’azienda. Se l’obiettivo principale del facility manager riguarda la gestione degli spazi all’interno delle proprie strutture, la soluzione ottimale può essere un software CAFM.

Se invece, come sempre più spesso accade, la decisione di adottare un software per il facility management rientra negli obiettivi di gestione di tutti quegli aspetti che sono legati alla gestione delle manutenzioni, alla sicurezza, al tracciamento degli ordini di lavoro e dei propri manutentori/fornitori, la soluzione ideale è sicuramente quella fornita da un CMMS.