CMMS SAP: l’integrazione tra ERP e CMMS mainsim

Perchè e come funziona l’integrazione tra mainsim CMMS e SAP

Nell’era della digitalizzazione, l’integrazione tra sistemi gestionali è diventata cruciale per ottimizzare le operazioni aziendali.

Una delle integrazioni più richieste ed efficaci tra coloro che utilizzano un CMMS per la gestione della manutenzione è quella con l’ERP aziendale. In questo articolo vediamo nel dettaglio come il CMMS mainsim si integra con SAP, uno degli ERP più utilizzati in tutto il mondo, quali sono i benefici di questa integrazione, i motivi per cui si tratta di una scelta strategica per le aziende, e infine forniremo una panoramica tecnica di come funziona l’integrazione dal punto di vista IT.

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Cos’è un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema di gestione aziendale che centralizza e integra diverse funzioni di business in un unico sistema. Questo approccio consente di automatizzare e sincronizzare vari processi aziendali come contabilità, gestione delle risorse umane, vendite, acquisti e produzione. L’ERP offre una visione unificata delle operazioni aziendali, migliorando l’efficienza e facilitando decisioni basate su dati accurati.

Che cos’è SAP?

SAP è uno dei software ERP (Enterprise Resource Planning) più utilizzati a livello globale. Offre soluzioni integrate che aiutano le aziende a gestire le loro operazioni, dalla contabilità e finanza, alla produzione, logistica, gestione delle risorse umane e servizi di manutenzione.

SAP è noto per la sua capacità di integrare diversi processi aziendali in un unico sistema coerente. Grazie a una vasta gamma di moduli funzionali, SAP permette alle aziende di raccogliere e analizzare i dati, supportando decisioni più informate e migliorando l’efficienza operativa.

Versioni di SAP più Utilizzate

I sistemi SAP più comunemente adottati dalle aziende variano in base alle loro dimensioni, livello di digitalizzazione e necessità operative:

SAP HANA: Per le grandi imprese che richiedono un sistema ERP altamente performante e scalabile.
SAP Business One: Progettato per le piccole e medie imprese, offre funzionalità ERP a un costo accessibile.
SAP Business ByDesign: Una soluzione ERP cloud completa e integrata, ideale per le medie imprese.

Il Modulo CMMS di SAP: SAP PM

Il modulo di manutenzione in SAP è noto come SAP PM (Plant Maintenance). Questo modulo permette di gestire tutte le attività di manutenzione necessarie per mantenere in efficienza gli impianti aziendali, inclusi gli interventi correttivi, preventivi e predittivi.

Limiti di SAP PM

Nonostante le sue potenti funzionalità, SAP PM presenta alcuni limiti:

Interfaccia Complessa: La curva di apprendimento può essere ripida per gli utenti non esperti.
Flessibilità Limitata: Le personalizzazioni possono risultare complesse e costose.
Scarsa profondità del sistema: Seppur valido per coprire la maggior parte delle esigenze più comuni, i CMMS di ultima generazione offrono in genere una gamma di funzionalità maggiori, per cui molto spesso anche le aziende che utilizzano già SAP PM optano lo stesso per un’integrazione con un CMMS, oppure adottano aquest’ultimo integrandolo all’ERP SAP.

Perché Integrare mainsim con SAP?

La vera magia dell’integrazione tra CMMS e SAP risiede nella capacità di mainsim di comunicare perfettamente con SAP in modo bidirezionale (cioè il flusso di dati può transitare sia da SAP verso il CMMS che al contrario), creando un ecosistema dove i dati fluiscono liberamente e senza interruzioni. Questo elimina la necessità di gestire manualmente le informazioni tra diversi sistemi e dipartimenti, riducendo il rischio di errori, migliorando la precisione dei dati e velocizzando la comunicazione. L’integrazione permette di utilizzare le potenzialità di entrambi i sistemi come se fossero uno solo, ottimizzando ed incrementando la produttività aziendale e riducendo drasticamente le attività amministrative.

Grazie a connettori preconfigurati o integrazioni custom, l’implementazione è rapida e i costi sono ridotti. Questo significa che puoi iniziare a vedere i benefici dell’integrazione in tempi brevi, senza dover affrontare lunghi periodi di transizione o costi eccessivi.

In altre parole, l’integrazione CMMS-SAP permette di utilizzare le potenzialità di entrambi i sistemi come se fossero uno solo, ottimizzando ed incrementando significativamente la produttività aziendale.

Come funziona l’integrazione tra SAP e mainsim

Per integrare mainsim CMMS e SAP è necessaria l’installazione di SAP in Cloud oppure On-Premise, insieme all’utilizzo di REST API oppure SOAP.

Questi sono i requisiti fondamentali, che per la verità coprono praticamente tutti gli utenti SAP. Oltre a ciò, l’integrazione è compatibile anche con connettori e servizi come SAP PI/PO, SAP Service Layer, SAP Cloud Platform e altri software middleware come Apache Kafka, RabbitMQ, etc.

Questi strumenti permettono una sincronizzazione fluida e automatizzata delle informazioni tra i due sistemi, assicurando che i dati siano sempre aggiornati e accurati.

Il processo di integrazione si articola in tre fasi principali:

1. configurazione dei trigger e delle connessioni tra database

2. definizione dei criteri di selezione dei dati

3. configurazione della connessione bidirezionale

Questo approccio garantisce che la comunicazione tra i due sistemi sia efficiente e che i dati possano essere scambiati in entrambe le direzioni, evitando perdite di informazioni e migliorando l’efficienza operativa.

Vantaggi dell’integrazione

Scalabilità grazie al Cloud: Dimentica server locali e infrastrutture costose: scegli mainsim in Cloud per garantirti più flessibilità e scalabilità in azienda.
Personalizzazione dei processi: Crea flussi di lavoro automatizzati in modo rapido e semplice grazie al nostro approccio “low code”.
Monitoraggio in tempo reale: Monitora i processi di integrazione in tempo reale con la nostra interfaccia intuitiva.
mainsim RESTfull API: L’unico requisito tecnico per stabilire e convalidare l’integrazione è che le informazioni siano disponibili web di tipo REST.

Benefici dell’integrazione

Le aziende che gestiscono operazioni complesse spesso si trovano a fronteggiare un dilemma cruciale: la difficoltà di mantenere i dati sincronizzati tra diversi sistemi gestionali. Questo comporta inefficienze operative, errori umani e una visione frammentata delle informazioni aziendali. Quando le informazioni critiche non sono allineate, i processi di manutenzione possono risultare lenti e macchinosi, influenzando negativamente la produttività e la redditività.

Immaginate un contesto in cui il vostro team di manutenzione non ha accesso in tempo reale ai dati più aggiornati sugli asset e sui pezzi di ricambio. Ogni volta che si verifica un problema, i tecnici devono cercare manualmente le informazioni, rischiando di utilizzare dati obsoleti. Questo non solo rallenta il processo decisionale ma può anche portare a costosi errori di manutenzione.

Inoltre, senza una visione centralizzata, i reparti operativi e finanziari faticano a collaborare, provocando disallineamenti nei budget e nella pianificazione delle attività.

Le conseguenze di una gestione non integrata porta a tempi di fermo macchina prolungati, aumentando i costi di manutenzione e riducendo la produttività complessiva. Gli errori umani dovuti alla gestione manuale dei dati possono causare ritardi nelle operazioni, irreperibilità di informazioni aggiornate e attendibili, sprechi di risorse e aumento dei costi. Senza un sistema integrato, la vostra azienda potrebbe perdere competitività, trovandosi in svantaggio rispetto a concorrenti più agili e organizzati.

È qui che entra in gioco l’integrazione tra SAP e il CMMS.

Grazie a questa soluzione, i dati vengono sincronizzati automaticamente tra i due sistemi, eliminando le attività manuali e riducendo al minimo gli errori umani.

I tecnici hanno accesso in tempo reale alle informazioni sugli asset e sui pezzi di ricambio, migliorando l’efficienza e la rapidità degli interventi di manutenzione.

La centralizzazione e la sincronizzazione automatica delle informazioni su processi e risorse, aiuta a semplificare le attività come le richieste di lavoro, di servizi o di materiale, la gestione degli ordini di lavoro, il magazzino, le risorse umane, fornitori e molto altro.

Questo non solo consente di mantenere tutte le informazioni sotto un unico sistema integrato, ma anche di velocizzare il passaggio di informazioni con altri enti aziendali (produzione, finance, HR, amministrazione, acquisti) abbattendo i problemi di comunicazione:

Sincronizzare cespiti, inventario e monitoraggio dei centri di costo
Integrare preventivi e autorizzazioni di spesa
Velocizzare la gestione dei fornitori e la rendicontazione delle attività

Con una visione unificata delle operazioni, è possibile quindi ottimizzare i processi, ridurre i tempi di fermo macchina e migliorare la redditività. Investire nell’integrazione tra SAP e il CMMS mainsim significa dotarsi di una piattaforma robusta e scalabile, capace di supportare la crescita e l’innovazione della vostra azienda, garantendo al contempo la massima efficienza operativa e finanziaria. Possiamo quindi riassumere i benefici dell’integrazione con:

Aumento efficienza operativa: Automatizza la generazione degli ordini di lavoro, il tracciamento delle attività di manutenzione e la gestione delle risorse, riducendo i tempi di inattività.
Gestione centralizzata delle risorse: Unifica la gestione delle risorse, materiali e finanziarie, migliorandone il monitoraggio e la gestione.
Ottimizzazione della manutenzione: Facilita la manutenzione preventiva e predittiva, riducendo i guasti e prolungando la vita utile degli asset.
Conformità normativa: Garantisce che tutte le attività di manutenzione rispettino le normative vigenti, grazie a tracciabilità e reportistica accurate.
Riduzione dei costi: Minimizza i costi operativi e di manutenzione attraverso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi.

Esempio Pratico di integrazione tra mainsim e SAP

L’integrazione tra mainsim e SAP permette di condividere dati in modo reciproco e dinamico tra i due sistemi. Ecco come funziona l’integrazione, seguendo un caso pratico di una richiesta di acquisto:

Apertura di una richiesta di acquisto: Tramite mainsim, si può aprire una richiesta di acquisto che sarà immediatamente visibile anche su SAP, completa di tutti i dati necessari.
Gestione del ticket: Si crea un ticket tramite Wizard, il modulo di richiesta rapida di mainsim, seguendo una procedura guidata per individuare la risorsa e compilare il form. Una volta salvato, il ticket è visibile nel modulo ordine di lavoro.
Workflow del ticket: Il ticket passa attraverso varie fasi di lavorazione, dall’apertura alla presa in carico da parte del responsabile della manutenzione, fino alla richiesta di preventivo, fase in cui si innesca l’integrazione con SAP.
Compilazione dei dettagli della richiesta: All’interno del ticket, si compilano i campi necessari, inclusi i dettagli dell’ordine di acquisto o di esecuzione. I campi obbligatori sono contrassegnati e alcuni vengono automaticamente valorizzati da SAP.
Formalizzazione della RDA: Una volta completati tutti i campi, si invia la richiesta di acquisto (RDA) a SAP. Se i dati sono corretti, SAP restituisce un messaggio di conferma e il ticket viene aggiornato con il numero della RDA assegnato da SAP.
Atterraggio su SAP: La RDA creata su mainsim è visibile su SAP, dove può essere approvata. Una volta approvata, la richiesta si trasforma in un ordine di acquisto su mainsim, con tutti i dettagli aggiornati.

Guarda il tutorial (su mainsim 4)

Processi integrati tra CMMS e SAP

L’integrazione tra CMMS e SAP è in grado ci coprire molteplici processi, abbattendo i “silos” di comunicazione, snellendo così il passaggio di informazioni. Nella gestione del magazzino e dell’inventario, le informazioni sui pezzi di ricambio, i costi e le quantità vengono aggiornate automaticamente, evitando perdite di dati. Ad esempio, le richieste di materiali su SAP possono essere generate automaticamente in base alle esigenze rilevate su mainsim.

Gli ordini di lavoro creati su mainsim possono essere replicati su SAP, condividendo le risorse utilizzate, i servizi acquistati e i costi. Una volta completati, gli ordini di lavoro possono essere chiusi su SAP, garantendo un flusso di informazioni continuo e accurato tra i due sistemi.

La gestione delle risorse umane e dei fornitori viene ottimizzata grazie all’integrazione, permettendo di monitorare e gestire in modo efficace le ore di lavoro e il budget del personale.

Le informazioni sulle spese suddivise per centro di costo e altre categorie vengono aggiornate in tempo reale, facilitando la rendicontazione e la gestione finanziaria.

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Contenuto dell'articolo

Perchè e come funziona l’integrazione tra mainsim CMMS e SAP
Cos’è unm ERP
Che cos’è SAP
Il modulo CMMS di SAP: SAP PM
Perchè integrare mainsim con SAP
Come funziona l’integrazione tra SAP e mainsim
Benefici dell’integrazione CMMS e SAP
Esempio pratico di integrazione tra mainsim e SAP
Processi integrati tra CMMS e SAP

Aromata Group

Case Study

Aromata Group ha sperimentato un notevole miglioramento nella gestione delle proprie operazioni grazie all’integrazione tra SAP e mainsim. Stefano Bianchetti, Operations & Supply Chain Manager, ha sottolineato come l’integrazione sia stata semplice e immediata, consentendo una gestione più efficiente delle attività operative e finanziarie. Anna Sangiovanni, Finance Manager, ha evidenziato come l’integrazione permetta un monitoraggio preciso dei costi, facilitando la comunicazione con i fornitori e la rendicontazione.

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