Come scegliere il miglior CMMS per la manutenzione della tua azienda: Guida alla scelta

Come scegliere il miglior CMMS

Molto spesso quando decidiamo di acquistare un software CMMS per la manutenzione, ci troviamo spaesati dalla quantità di soluzioni disponibili online. Questo articolo si propone di mettere insieme tutto ciò che ti serve per aiutarti nella scelta di un software di manutenzione CMMS per la tua azienda, offrendoti tanti consigli, strategie e molto altro per valutare serenamente e prendere la decisione giusta in merito a come scegliere miglior CMMS.

Cos’è un CMMS software?

Se stai leggendo questo articolo probabilmente sai benissimo di cosa stiamo parlando. In ogni caso, forse vale la pena sprecare due parole in più. Allora, cos’è un CMMS software? Un CMMS è un software di manutenzione (SIM, Sistema Informatico di Manutenzione). CMMS è semplicemente l’acronimo di Computerized Maintenance Management System. Tra le principali funzioni di un software CMMS, quelle immancabili, meritano di essere segnalate le richieste di intervento e la gestione degli ordini di lavoro. Ma i migliori CMMS non si fermano di certo qui: sono molto comuni le funzionalità di asset management, di gestione del magazzino, di rendicontazione dei costi, nonché la creazione di report e la possibilità di pianificare nel dettaglio le proprie operazioni di manutenzione.

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un continuo miglioramento di questi sistemi, con un moltiplicarsi di tasks e funzioni che rendono i migliori CMMS di oggi del tutto assimilabili ai sistemi EAM (Enterprise Asset Management). Sono infatti sempre di più le aziende che decidono di passare da una gestione della manutenzione tradizionale ad una manutenzione digitalizzata, affidandosi ad un software CMMS per ottenere il controllo delle proprie operazioni.

Il miglior CMMS: come e quale scegliere?

Scegliere il miglior CMMS software di manutenzione, in grado di rispondere alle esigenze della tua azienda, farà la differenza tra prendere il controllo delle tue operazioni di manutenzione e gettare al vento tempo e denaro prezioso. Per questo motivo è necessario riuscire a prendere una decisione ragionata e consapevole, selezionando con attenzione la miglior soluzione CMMS con le caratteristiche giuste e non soltanto in base al prezzo o al nome.

Ebbene sì, ci sono un sacco di software CMMS di manutenzione là fuori. Perciò è normale, all’inizio, sentirsi un po’ spaesati nel momenti in cui ci si confronta per la prima volta  con questo genere di strumento. Ma niente paura! In questo articolo ti proponiamo la strategia da seguire durante il processo di selezione e di scelta del miglior CMMS.

Le fasi che andremo a vedere di seguito, ti aiuteranno ad attraversare incolume il processo di scelta del miglior CMMS, in base al budget, alle caratteristiche che ti servono e alle tue reali necessità di manutenzione.

1. Per prima cosa vedremo chi coinvolgere nel progetto di scelta del miglior CMMS. Una fase importante, che non devi assolutamente sottovalutare.
2. Poi ti aiuteremo a capire i tuoi obiettivi, in modo tale da focalizzare l’attenzione su di essi nel momento in cui valuti una soluzione CMMS per la manutenzione della tua azienda e dei tuoi impianti, uffici e asset.

Infine, ti guideremo attraverso le fasi più importanti nel processo di valutazione, dalla determinazione del budget fino alla prova del nove: la demo live o il free trial.

It’s a long way to the top
(if you wanna rock’n’roll, ovviamente)

Fase 1. Assembla il tuo team

Riuscire a mettere insieme un team di persone è il primo punto da affrontare. Sebbene la cosa possa sembrare un po’ banale e tutto sommato anche una perdita di tempo, non lo è affatto. Quando si valuta la possibilità di integrare un CMMS all’interno del proprio sistema aziendale, bisogna considerare sempre che molto probabilmente non sarete i soli ad interagire con il software CMMS di manutenzione.

Considerato il grado di penetrazione che un CMMS può avere all’interno dei meccanismi e delle operazioni di manutenzione (e non solo) della tua azienda, è buona norma cercare di coinvolgere tutte le figure che si troveranno a dover lavorare con il software, per evitare brutte sorprese in futuro. Questo è quello che si chiama approccio olistico alla manutenzione!

Chi consultare quando scegliamo un software per la gestione della manutenzione CMMS?

Confrontarsi con le figure giuste all’interno dell’azienda è il primo passo da compiere lungo la strada per una scelta consapevole del miglior CMMS. È vero che ogni azienda è diversa per struttura interna e per dimensioni, ma pensa di prendere in considerazione le seguenti figure:

• Responsabili della manutenzione: Queste saranno, ovviamente, le persone che useranno maggiormente il nuovo software aziendale per la manutenzione. Perciò è molto importante che siano coinvolte fin dal primo momento della scelta di un software CMMS, nonché, per via della loro posizione ed esperienza, in tutti gli step successivi.
• Tecnici: Probabilmente sfrutteranno funzioni diverse dai responsabili, ma anche i tecnici saranno tra i maggiori utenti del nuovo software CMMS. Ascolta la loro opinione circa le funzioni richieste, le necessità e l’eventuale apertura all’adozione di un nuovo sistema CMMS. Spiega bene loro quali sono le opportunità che il software offre: molto spesso buona parte delle difficoltà e delle frustrazioni di chi si occupa giornalmente di manutenzione possono essere superate grazie alle funzioni più basilari di un software di manutenzione.
• Reparto IT: In genere, i più moderni e migliori software CMMS, offrono due soluzioni distinte: cloud-based oppure On-Premise. Nella maggior parte dei casi la scelta migliore (e anche la più semplice) oggi, risiede nella prima soluzione. Se invece hai la necessità di installare una versione On-Premise, per esempio a causa di policies aziendali da rispettare, sarà necessario avere un reparto IT interno alla tua azienda, nonché un server proprio. Per questo coinvolgere il reparto IT non è soltanto consigliato, ma necessario.
• Vertici Aziendali: coinvolgere i vertici aziendali è un atto dovuto. Anche loro avranno a che fare con il nuovo software CMMS per l’analisi dei rapporti di manutenzione necessari a prendere decisioni data-driven.

Poni le domande giuste al tuo team

1. La prima domanda da porsi è: in che modo un software CMMS potrebbe risolvere alcuni problemi e velocizzare le operazioni di manutenzione? Un confronto con tutti gli stakeholders può gettar luce su problematiche e necessità che in un primo momento non erano state considerate.
2. La cultura aziendale riuscirà a supportare il cambiamento? L’implementazione di un nuovo software CMMS non è argomento da prendere alla leggera. Ci sono molti modi di utilizzare un software CMMS, ma scommetto che tu vuoi farlo nel modo giusto. Identifica ogni opposizione e spiega bene quali sono i vantaggi e i benefici di disporre di un software dedicato alla manutenzione. Ancora meglio se si tratta del miglior CMMS per la tua azienda.
3. Ci sono dei processi o delle risorse che possono semplificare o facilitare l’adozione di un software CMMS? Riuscire ad educare e rendere ogni figura abile nell’utilizzo di un software CMMS è un aspetto cruciale per la buona riuscita del progetto. Metti insieme un po’ di materiale informativo e fallo girare in azienda e tra gli stakeholders. Sarebbe inoltre il caso di cominciare a buttare giù qualche riga sul progetto da presentare in contesti maggiormente istituzionali.
4. Crea una piccola squadra per portare avanti il progetto di implementazione del software CMMS. Due o tre elementi basteranno per redigere un documento, partecipare ad una demo o a un trial gratuito quando sarà il momento.

Scegliere il miglior CMMS per te e il tuo team

A questo punto dovrebbe essere chiaro che la scelta del miglior CMMS non è un processo che riguarda soltanto te in prima persona. Un software CMMS è una soluzione efficace fin quando viene usato. Questo è ovvio. Se il tuo software di manutenzione non avrà le funzioni necessarie al tuo team o gli utenti saranno renitenti ad usarlo, il tuo investimento sarà un clamoroso insuccesso. E questo è del tutto inaccettabile. Per questo motivo vale ciò che abbiamo detto finora: coinvolgere i propri colleghi, mostrarsi sensibili alle necessità di ognuno e riuscire a trasmettere loro i benefici dell’adozione del miglior CMMS per la manutenzione è sempre la strada migliore, evitando che si verifichino reclami e frustrazioni in un secondo momento.

Fase 2. Definisci i tuoi obiettivi

Approcciarsi a qualunque soluzione software CMMS senza aver chiari i propri obiettivi è un errore comune, nonché il modo migliore per scavarsi da soli la propria fossa. La caccia al miglior CMMS comincia nel momento stesso in ci abbiamo definito quali sono i problemi che intendiamo risolvere e quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere.

Gli obiettivi di un software CMMS

 Gli obiettivi di un software CMMS possono essere di tanti tipi e di diversa natura. Per una panoramica completa di quali obiettivi scegliere, ti invito a dare un’occhiata a questa lista interattiva che abbiamo preparato per te, corredata da una breve spiegazione dedicata a ciascun obiettivo. Sono sicuro che può aiutarti a focalizzare la tua attenzione sugli elementi giusti e chiarirti un po’ le idee su come scegliere il miglior CMMS per le tue necessità ed esigenze.

Domande da porti per aiutarti nella definizione degli obiettivi

1. Dividi i tuoi obiettivi in obiettivi di breve e di lungo termine.
2. Qual è il maggior problema per il tuo team di manutenzione?
3. Quali KPIs e obiettivi ti interessa raggiungere in prima istanza? Vuoi rendicontare i costi? Gestire il magazzino? Adottare una strategia di manutenzione preventiva? Diminuire i fermi macchina o le operazioni di manutenzione correttiva? Oppure vuoi semplicemente rendere più veloce il processo di gestione di un ticket evitando errori e perdite di tempo?
4. Gli obiettivi che il miglior CMMS può aiutarti a raggiungere sono davvero molti. Hai già dato un’occhiata alla lista che ti ho consigliato sopra? Bene, per esperienza so che ciascuno di essi, anche se in misura diversa, potrebbe interessarti. Fai attenzione però: scegline quattro o cinque su cui concentrarti in un primo momento e parti da lì.
5. Quale strategia di manutenzione usi al momento? E quale vorresti elaborare in futuro?
6. Qual è il carico di lavoro giornaliero del tuo team di manutenzione?
7. Quali normative e regolamenti deve rispettare la tua azienda?

Consigli per riuscire ad orientarsi tra i diversi obiettivi 

1. Fai un audit della tua manutenzione. Aiutati con il nostro template per capire meglio quali sono le inefficienze più significative e i punti deboli della tua manutenzione, in modo da comprendere dove risiede un maggior margine di miglioramento.
2. Parla con il team di manutenzione per capire con quali ostacoli i tecnici sono costretti a misurarsi ogni giorno.
3. Crea una lista dei tuoi obiettivi da raggiungere grazie all’implementazione di un software CMMS, dividendoli in breve, medio e lungo termine, oppure ad uno, tre e cinque anni dall’acquisto del software CMMS.

Calcola il ROI di un software CMMS per affrontare meglio i prossimi passi!

 A questo punto potrebbe essere una buona idea quella di provare a calcolare il ROI del tuo CMMS, per metterti in grado di capire quali sono i benefici economici derivanti dall’adozione di un software di manutenzione e farti un’idea dei tempi necessari a recuperare l’investimento. Inoltre, ti tornerà molto utile quando parleremo dell’identificazione di un budget adeguato.

Fase 3. Valutare le tue opzioni e trovare il miglior CMMS per la manutenzione della tua azienda

Fino ad ora abbiamo parlato più che altro di te e della tua azienda. È arrivato il momento di aggiungere un po’ di pepe. Con i nostri consigli, vedrai che sarà più facile riuscire ad identificare il miglior CMMS per le tue necessità, qualunque esse siano.

1. La prima cosa da valutare attentamente è il budget. Quanto puoi spendere all’anno? Hai già previsto una voce di spesa per il software CMMS?
2. Prepara una timeline da seguire e datti un tempo massimo per la scelta del software CMMS e per la sua implementazione all’interno dell’azienda.
3. Dai un’occhiata online, confronta le funzioni disponibili e cerca di individuare la soluzione che ti da maggior fiducia. Selezionane un paio e mettile a confronto tra loro, considerando quanto abbiamo detto finora a proposito degli obiettivi e delle tue necessità.
4. Considera attentamente tutte le voci di spesa possibili. Quali sono? Bè, continua a leggere.

Scegli il giusto budget per il miglior CMMS

Detta così sembra facilissimo, vero? Niente paura, con qualche consiglio supereremo anche questo scoglio in modo più che adeguato. Ma prima voglio dirti una cosa. Tutto quello che ci siamo detti fin qui è importante, altrimenti non lo avrei scritto. Eppure non tutto è assolutamente necessario. Il rischio, soprattutto quando si parla di coinvolgere altre persone, è quello di tirare troppo per le lunghe. Alla fine il treno passa. Perciò, stabilisci una deadline per l’acquisto e una per l’implementazione del software CMMS. Quale obiettivo vuoi raggiungere da qui a 30, 60 e 90 giorni?

Cosa considerare nel budget per scegliere il miglior CMMS

Per essere sicuro di tenere in considerazione tutte le cose importanti, nel momento di stabilire il budget tieni sempre presente i seguenti aspetti:

1. Stabilisci cosa ti serve e di cosa puoi fare a meno. Non è affatto detto che tu abbia bisogno di chissà quali funzioni, senza considerare che funzioni inutilizzate non fanno altro che complicare ancora di più l’usabilità del software CMMS.
2. Pensa ad eventuali personalizzazioni che potrebbero tornarti utili. La maggior parte dei providers di software CMMS sono anche gli sviluppatori stessi del software e i CMMS sono programmi estremamente malleabili e flessibili. Aggiungere funzioni personalizzate sulle tue esigenze potrebbe non essere un problema insormontabile. Spesso, inoltre, alcune funzioni molto specifiche che non sono descritte nelle specifiche del prodotto sono in realtà già disponibili perché sviluppate precedentemente per un altro cliente. Insomma, come si dice in questi casi, domandare è lecito…
3. Considera di spendere qualcosa per qualche ora di training iniziale. Potrebbe essere una buona opportunità, oltreché rivelarsi un risparmio di tempo notevole.
4. Pensa a quante persone useranno il software CMMS e stabilisci un numero approssimativo: questo darà la possibilità al tuo provider di darti un’immediata stima del prezzo per il software CMMS.
5. Di quante licenze avrai bisogno?

 ATTENZIONE!

Un aspetto molto importante che richiede poco sforzo è quello di chiarire bene cosa si intende per utente richiedente e cosa invece per licenze di utilizzo.

I primi sono gli utenti che possono avviare una richiesta di intervento e segnalare un guasto, ma non hanno bisogno di alcuna licenza per farlo. Il numero di licenze, invece, riguarda gli utenti che hanno un accesso completo al programma, ossia al software CMMS.

La differenza può essere sostanziale anche nel prezzo. Molti providers strutturano il prezzo in base al numero di utenti, considerando nel conteggio anche gli utenti richiedenti. Altri, impongono limitazioni in base al piano scelto.

Mainsim, per esempio, considera gli utenti richiedenti come un aspetto fondamentale di ogni software CMMS e per questo motivo non impone alcun limite al numero di utenti che possono accedere alla piattaforma per la segnalazione di un guasto, oltre a non prevedere alcun costo aggiuntivo. In poche parole gli utenti richiedenti sono illimitati e del tutto gratuiti. Il costo del software CMMS è infatti unicamente strutturato in base al numero di licenze richieste (ed eventuali personalizzazioni), oltre che, come è ovvio, al piano scelto: cloud-based oppure on-premise.

Comprendere il vero costo di un software CMMS

La maggior parte delle piattaforme e software CMMS  ti permettono di risparmiare budget sul lungo termine, ma riuscire a scegliere il software CMMS giusto ti permetterà di ottimizzare il tuo ROI fin dal primo momento e anche mano a mano che la tua azienda cresce.

Questa sezione ti aiuterà ad individuare il costo complessivo di un software CMMS nel lungo periodo, in modo tale che tu possa scegliere serenamente quello migliore per la tua azienda.

Consigli per capire il costo di un software CMMS

1. Il numero di licenze. Di quante licenze hai bisogno oggi? Pensi che questo numero possa variare nei prossimi anni?
2. Oltre al numero di licenze, dovresti prendere in considerazione di riservare una parte del budget ad altri aspetti importanti: training, support, upgrades sono tutti aspetti da considerare.
3. In che modo le personalizzazioni andranno ad impattare sul costo finale?
4. Ti servono particolari integrazioni con i sistemi già presenti in azienda? Chiedi sempre e chiarisci quali sono i costi di una nuova integrazione necessaria tra i sistemi già in uso e il nuovo software CMMS.
5. Considera anche i costi indiretti: se assumi una nuova risorsa che non è pratica del software CMMS, potrebbe essere necessario prevedere un periodo di training iniziale da parte di un supervisore (e quindi tempo e risorse) per insegnarli ad usarlo.

Alcuni software CMMS includono funzioni di support e alcune ore di training iniziale compreso nel prezzo del software CMMS. Informati bene nel momento in cui ti confronti con loro, per capire meglio in che modo questi due aspetti potrebbero incidere sul tuo budget.

Valutare un software CMMS in base alle sue funzioni

Quali sono le funzioni fondamentali di un software CMMS? Ordini di lavoro, richieste di intervento, report di manutenzione…

Alcune funzioni standard sono comuni a tutti i software CMMS. Altre, più specifiche, possono variare molto da un sistema all’altro. Ti basti pensare a come, negli ultimi anni, i software CMMS sono riusciti ad inglobare tante funzioni che fino a poco tempo fa erano tipiche soltanto di sistemi EAM o dei software CAFM.

Dal momento che alcuni software CMMS strutturano il prezzo in base alle funzioni richieste, potrebbe essere importante riuscire ad approfondire un pochino meglio l’argomento con qualche consiglio.

1. Non esitare a contattare un provider se ha delle domande a proposito di qualche funzione mostrata sul suo sito o di cui hai sentito parlare. Alcuni siti offrono anche una live chat per mettersi in contatto direttamente con un operatore. Può essere un ottimo modo per chiarirsi le idee in tempi rapidi e porre alcune delle domande che ti assillano.
2. Assicurati che il software CMMS che scegli abbia anche una versione mobile. Un app CMMS per smartphone e tablet ti sarà molto utile. Quasi indispensabile.
3. Pensa a quali sistemi devi riuscire a integrare con il nuovo software CMMS e assicurati che sia possibile implementarla.
4. Come dicevo prima, alcuni providers permettono anche di personalizzare il software CMMS. Questo ha un prezzo, ovviamente, ma vale la pena informarsi meglio. Molto spesso un software CMMS rappresenta anche una soluzione globale che permette di sostituire altri software che nel frattempo diventerebbero obsoleti, permettendoti in questo modo di risparmiare budget destinato altrove. Prendi in considerazione anche questa ipotesi e parlane con un consulente o un esperto di manutenzione e di software CMMS come quelli messi a disposizione dalla maggior parte dei providers.
5. Sii realistico. Alcune funzioni sono essenziali, altre solo importanti. Questo però non significa necessariamente che facciano al caso tuo o che tu abbia sufficienti risorse per riuscire ad implementarle all’interno della tua azienda. Su questo punto il mio consiglio è quello di confrontarti bene con il tuo rivenditore nel momento di una demo gratuita. Molto spesso è gente che di manutenzione se ne intende molto…

Scegliere il miglior CMMS per te: Demo Gratuita o Free Trial?

Grandioso, sei arrivato fin qui! Adesso non ti resta che passare all’attacco e misurarti faccia a faccia con un software CMMS.

Se sei indeciso, selezionane un paio e richiedi una demo gratuita per vederlo in azione con i tuoi occhi e sfruttare l’opportunità di confrontarti direttamente con chi il software CMMS lo produce. In alcuni casi è possibile farsi rilasciare anche un ambiente demo gratuito al termine della demo.

In alternativa, alcuni produttori di software CMMS mettono a disposizione sul proprio sito una versione gratuita di 15 giorni. Questo può essere un ottimo modo per toccare con mano l’utilizzo di un software CMMS, ma considera anche che non sempre si rivela la strategia migliore da seguire. Ti stai chiedendo perché? In molti casi sarebbe un po’ come mettere un programma come potrebbe essere Excel o Photoshop in mano ad una persona che non ha neanche mai aperto Office o Adobe. Insomma, implementare un software CMMS all’interno della tua azienda senza un minimo di supporto iniziale o almeno una guida, può essere davvero dura! Risultato: scartare prematuramente l’ipotesi di acquisto o pensare che non faccia al caso tuo, solo perché (non me ne volere se dico questo) non hai capito come usarlo e quali sono le sue funzioni. Avere un software CMMS e non saperlo usare o usarlo soltanto al 10% del suo potenziale non è forse uno spreco?

Una demo live, al contrario, può chiarirti meglio le idee su tanti aspetti, risparmiando tempo e andando direttamente al sodo: una demo live ben svolta, infatti, è completamente personalizzata in base alle tue necessità, senza considerare l’esperienza sulle spalle del rivenditore, il quale potrà essere una valida guida verso questa nuova avventura.