Workflow di manutenzione a confronto:

CMMS o carta e penna?

 Riuscire a standardizzare i processi di manutenzione è un obiettivo fondamentale per assicurare la continuità delle operations e la sicurezza di impianti e attrezzature.

È essenziale in ambito industriale per evitare downtime e fermi macchina non pianificati, garantendo l’efficienza delle linee produttive, così come nel facility management per migliorare la gestione di immobili e strutture aziendali, ospedaliere o residenziali.

Molte aziende sono ancora ferme ad una gestione cartacea della manutenzione, senza rendersi conto delle inefficienze che ne derivano e di quanto queste pesino sui loro bilanci.

Se la digitalizzazione rappresenta la sfida da vincere di questi ultimi anni, con le spinte verso l’industria 4.0 e lo smart building, è chiaro che la partita si gioca anche nell’ambito della manutenzione, con i moderni software CMMS e EAM che sono in grado di automatizzare buona parte dei processi, registrare in autonomia i dati e fornire ai manager e ai responsabili le informazioni necessarie a ridurre gli sprechi che – altrimenti – faticherebbero a individuare.

Ma qual è il modo migliore per gestire le attività di manutenzione?

Un sistema digitalizzato come un CMMS o EAM, può essere una soluzione efficace, ma molte aziende ancora oggi tendono a gestire la manutenzione utilizzando un sistema basato su carta e penna, email, telefonate e fogli Excel. Una gestione non digitalizzata della manutenzione è un metodo che viene utilizzato dall’avvento dei fogli di calcolo, in quanto risulta agli occhi delle aziende una soluzione comoda, utile e sbrigativa e gestibile dalla maggior parte del personale con skill più o meno avanzate nell’utilizzo dei fogli di calcolo.

Questo approccio può essere però utilizzato e risulta effettivamente utile in situazioni e realtà in cui non è necessario un monitoraggio costante o non c’è una complessità particolare nelle attività di manutenzione.

Tuttavia, se le attività di manutenzione dovessero in qualche modo modificarsi diventando sempre più complesse o se dovesse rendersi necessario coinvolgere più tecnici, allargando i team di intervento a seguito della crescita aziendale e la conseguente necessità di dedicare maggiore attenzione alla gestione delle risorse e dei costi, un sistema computerizzato risulta essere il metodo migliore per la gestione e il monitoraggio del workflow di manutenzione.

Un CMMS infatti offre diversi vantaggi rispetto ai sistemi basati su carta e penna, ad esempio, la possibilità di registrare e monitorare le attività di manutenzione in tempo reale, una migliore pianificazione e gestione dei lavori, la creazione di report di manutenzione e l’accesso a dati più accurati e di facile consultazione. Pertanto la decisione su quale sistema di manutenzione utilizzare dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda.

Che cos’è un workflow

Tutte le aziende nel corso della loro crescita si sono dovute scontrare con la necessità di mettere ordine e definire in modo schematico quali percorsi una determinata attività o procedura debba compiere per poi tenerne traccia e monitorarne le anomalie durante la fase operativa.

E’ proprio in questo momento che nasce l’esigenza di definire un workflow, ossia un percorso definito composto da passaggi, personale e strumenti specifici che garantiscano la portata a termine di un’attività, in modo pratico e veloce per tutti gli attori coinvolti.

Come per qualsiasi altro flusso di lavoro, un workflow di manutenzione è un processo strutturato e organizzato che definisce le attività e le modalità per eseguire le attività di manutenzione..

In generale non esiste un workflow di manutenzione standard adattabile a tutte le realtà in quanto ogni azienda ha impostazioni e obiettivi diversi.

Tuttavia esistono alcuni passaggi fondamentali come ad esempio la fase di apertura, l’assegnazione e l’esecuzione che sono comuni a qualsiasi flusso di lavoro fondamentali per la riuscita ottimale delle operazione e che senza di essi non sarebbe possibile portare a termine e sviluppare una strategia di manutenzione efficace.

Come impostare un workflow di manutenzione

Un workflow efficace di manutenzione si basa su una serie di attività pianificate e coordinate, che permettono di garantire la massima efficienza e produttività dei processi. In generale, un buon workflow di manutenzione prevede una serie di fasi chiave, tra cui la pianificazione, la programmazione, l’esecuzione e la valutazione. Vediamo in dettaglio come funzionano queste fasi:

• La fase di pianificazione è fondamentale per definire gli obiettivi, le priorità e le risorse necessarie per le attività di manutenzione. In questa fase, si valutano le esigenze della struttura, impianto o attrezzatura, definendo le attività necessarie per garantire il corretto funzionamento. È importante in questa fase pianificare in modo adeguato il budget, la tempistica e il personale necessario per svolgere le attività di manutenzione.
• La fase successiva, quella di programmazione definisce le attività di manutenzione da svolgere in base alla pianificazione. In questa fase si definiscono le scadenze delle attività, le modalità di svolgimento e si stabiliscono i criteri di priorità. È fondamentale in questa fase avere un sistema di gestione dei dati affidabile come un CMMS o EAM che permetta di organizzare le attività di manutenzione in modo da evitare la ripetizione di lavoro o il sovraccarico di lavoro rendendo il processo automatico ed evitando così errori e tempi morti nella fase di planning.
• La fase di esecuzione è la fase in cui si svolgono le attività di manutenzione. In questa fase è fondamentale che il personale sia competente e dotato degli strumenti necessari per svolgere il lavoro in modo efficace. Le attività di manutenzione devono essere svolte in modo professionale e accurato, rispettando le procedure previste e le scadenze stabilite. Un tattica utile per velocizzare questa fase è quella definita Kitting ossia la preparazione preventiva di kit di ricambi, strumenti e materiali di consumo specifici e diversi per ogni tipologia di attività manutentiva necessari al compimento del lavoro.
• Infine, la fase di valutazione è la fase in cui viene valutata l’efficacia del workflow di manutenzione. In questa fase si analizzano i dati raccolti in tempo reale durante le fasi precedenti per capire se il lavoro è stato svolto in modo efficace, identificando eventuali problemi e discrepanze rispetto alla pianificazione e alle scadenze. La valutazione consente di individuare eventuali aree di miglioramento e di apportare le modifiche necessarie per ottimizzare il workflow di manutenzione.

Mappatura dei processi

La stesura di un workflow di manutenzione efficace passa necessariamente dalla fase di mappatura dei processi.

La mappatura dei processi consiste nel definire a tavolino ogni singolo step e flusso delle attività considerando anche eventuali deviazioni del processo basate su avvenimenti o trigger specifici.

Di seguito vediamo cos’è la mappatura dei processi, i vantaggi e come applicarla ai flussi di lavoro di manutenzione di qualsiasi settore.

Definizione del processo

Il primo step per mappare un workflow di manutenzione inizia necessariamente con l’identificazione di un obiettivo e il conseguente tipo di processo che si vuole mappare per migliorarlo. Si definiscono quali figure coinvolgere, i reparti e la desiderata dell’obiettivo.

Raccolta delle informazioni

In questa fase vengono coinvolti tutti gli attori che prenderanno parte al workflow istruendoli su quali eventi daranno vita a determinate attività propedeutiche e quali reparti o team di lavoro prenderanno parte ad una o più fasi del processo.

Mappatura del processo

Rappresentare in modo schematico la mappa dei vari percorsi che portano al raggiungimento dell’obiettivo prefissato è la soluzione generalmente più indicata per ritrovare in maniera immediata eventuali criticità.

Solitamente vengono utilizzati simboli e schemi propri dei diagrammi di flusso che mostrino la direzione del flussi, gli input e gli output di ogni fase, i tempi di attesa e così via.

Fase di test

Testare il workflow appena creato è sicuramente il modo più efficace per riscontrare le problematiche e i punti da migliorare in fase operativa.

Adattamento

I passaggi precedenti hanno fornito le informazioni necessarie per determinare se e dove sono stati inseriti ad esempio passaggi non necessari o ridondanti oppure forzature di processo che possono andare a complicare il workflow invece che ottimizzarlo. In questa fase è quindi fondamentale riorganizzare e adattare il workflow creato in base ai risultati appurati dai test pratici.

Attuazione

Hai finalmente completato tutte le fasi di preparazione, analisi e test ed è arrivata l’ora di testare sul campo il nuovo workflow.

In questa fase è fondamentale introdurre il nuovo processo coinvolgendo fin da subito tutto il team e rendendoli partecipi del cambiamento. Un workflow di manutenzione in questa fase potrebbe subire ulteriori variazioni dovute al monitoraggio dei risultati. Basterà quindi modificare e mettere a punto i nuovi step ed emettere il processo aggiornato tailored made per la tua organizzazione.

I benefici della mappatura del workflow

Mappare i processi consente di andare ad analizzare quali sono quei workflow che hanno subito modifiche nel corso del tempo e permette quindi di tracciare quali sono stati i passaggi aggiunti o eliminati, quali sono gli step ridondanti e quali bloccanti, oppure semplicemente consente di andare a mettere in discussione un flusso di lavoro che risultava impostato male fin dall’inizio e che non portava a nessun obiettivo.

Questa analisi permette quindi di andare ad identificare i flussi errati e consente un miglioramento dei processi aziendali radicale.

Andando a dare una definizione del flusso di lavoro si riesce ad ottenere una definizione dei i ruoli delle figure coinvolte nel processo. Definendo i ruoli del personale coinvolto è possibile fare chiarezza sulle loro mansioni, i loro KPI e da dove inizia e dove finisce la loro area di competenza.

Una visione così globale del processo permette di conseguenza di riuscire a controllare e monitorare la conformità dei processi o delle violazioni anche normative

Un workflow definito in modo chiaro permette inoltre di controllare e monitorare la conformità dei processi o delle violazioni normative in maniera più semplice, rispetto ad un monitoraggio manuale o cartaceo, rendendo quindi il CMMS uno strumento fondamentale pere il superamento degli audit.

Infine, mappare un workflow di manutenzione consente di identificare le aree di miglioramento come ad esempio un reparto sotto-staffato oppure con scarsa formazione

Perchè usare un CMMS per ottimizzare i processi di manutenzione

Quanto descritto fino a questo punto sarebbe sicuramente impossibile da realizzare senza l’ausilio di un sistema di gestione digitalizzato come un Computerized Maintenance Management Software (CMMS).

La gestione manuale attraverso l’uso di fogli di calcolo o carta e penna oltre a generare errori umani e inefficienze dal punto di vista di tempi e costi, non permette un tracciamento in real time delle attività e obbliga responsabili e addetti alla manutenzione di dedicare la maggior parte del loro tempo in attività di inserimento dati potenzialmente non realistici.

La gestione di un workflow di manutenzione grazie al CMMS consente di definire quali trigger o eventi scatenanti danno vita alle fasi successive, definite in base ai flussi specifici dell’azienda.

Utilizzando un sistema computerizzato per la gestione della manutenzione è possibile quindi identificare i colli di bottiglia e le inefficienze di ogni fase di lavoro e di quantificare tempi e costi di ogni fase del ticket, migliorando allo stesso tempo la comunicazione grazie all’automazione dell’acquisizione dei dati in simultanea con lo svolgimento delle attività.

L’utilizzo di un workflow automation tool consente di fatto di personalizzare il processo di lavoro basandosi sulle necessità dell’azienda che ne fa uso, ad esempio utilizzando fasi personalizzate (toggle).

Includendo sulla piattaforma non solo le risorse interne all’azienda, uno dei benefici principali dell’utilizzo di un CMMS per il monitoraggio di un workflow di manutenzione è quello dell’integrazione dei fornitori e fornitori di servizi per monitorarne i Service Level Agreement (SLA) o livelli di servizio.

In questo modo all’interno di un unico ecosistema sarà possibile automatizzare l’apertura di ticket, come avviene in ambito industriale grazie all’utilizzo di contatori, sensori o tecnologia IoT per quanto riguarda la manutenzione su condizione, o le fasi successive dell’apertura di un ticket per una segnalazione di guasto e quindi di manutenzione correttiva.

Associare ad ogni tipologia di ticket o richiesta di servizio un proprio flusso composto da stati personalizzati, assegnazioni a fornitori o team di lavoro e schedulazioni dedicate, basate sulla criticità e location consente in definitiva di monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle attività e di analizzare le metriche di manutenzione in tempo reale e il raggiungimento dei KPI prefissati da parte delle squadre.

Concludendo, il CMMS consente di creare, archiviare e accedere rapidamente a procedure operative standard, check list e linee guida di sicurezza come il controllo degli accessi che contribuiscono alla standardizzazione del processo di manutenzione.

Esempi pratici di workflow

Nelle immagini seguenti scopriamo come può cambiare un workflow di manutenzione con l’ausilio del CMMS.

In questo schema vediamo come l’utilizzo di un CMMS in versione mobile App possa agevolare le attività degli addetti di manutenzione e snellire i processi.

L’apertura di un ticket e l’assegnazione automatica di un ordine di lavoro avviene tramite la scannerizzazione del QR code associato e applicato all’asset eliminando le procedure standard.

L’operatore ritroverà agevolmente tutti i dati necessari a svolgere l’operazione e potrà procedere in autonomia alla consuntivazione dei materiali utilizzati direttamente dall’App mobile.

Integrare i fornitori all’interno del flusso permette, come vediamo, un alleggerimento delle comunicazioni statiche agevolando uno scambio di informazioni dettagliate all’interno di un’unica piattaforma condivisa.

In questo modo è inoltre possibile monitorare lo stato di avanzamento delle attività commissionate e valutare tempistiche e costi in tempo reale.

In questo flusso vediamo come collegare il magazzino ricambi di manutenzione agli asset e viceversa sia un modo veloce per gestire le attività di manutenzione.

L’operatore infatti è in grado di ritrovare agevolmente i pezzi di ricambio in base all’attività da svolgere direttamente all’interno dell’ordine di lavoro oppure inquadrando il QR code apposto sull’asset.

L’operatore tramite lo scan del Barcode presente in magazzino è in grado di segnalare il ritiro dei materiali e al termine delle attività, di inserire in autonomia i materiali utilizzati lasciando che il sistema aggiorni in automatico i livelli di scorta.