Case study

Aromata Group

I vantaggi del CMMS nel Food & Beverage

Oltre la manutenzione

Il settore Food&Beverage è un ambiente particolare, perché sottoposto a stringenti normative alimentari.

Può un CMMS unire i puntini tra manutenzione, produzione, controllo dei costi e compliance normativa?

In questo case study vediamo insieme come Aromata Group ha affrontato il problema con successo.

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“Serviva un sistema in grado di rispondere sia alle necessità del nostro settore, il Food & Beverage, soggetto a normative particolari, che a quelle di efficientamento degli impianti e di tutti i processi che ruotano intorno alla produzione, e non solo.”

Lorenzo Bertini, Plant Master Planning @ Aromata Group

Introduzione

Molto spesso la manutenzione viene percepita in azienda come un mondo sommerso, di cui si conosce ben poco. Eppure il suo ruolo ha un impatto immediato sul budget, sull’efficienza, l’affidabilità degli impianti e sulla sicurezza. Oltre che, ovviamente, sulla produzione.

Un CMMS può fare luce su tutti questi aspetti, aiutando il plant manager a gestire meglio le proprie risorse, scovare i colli di bottiglia, rendere misurabili i risultati e abbattere i silos che dividono la manutenzione dagli altri reparti, migliorando l’efficienza e la rapidità di azione lungo i vari touchpoint.

L’azienda

AromataGroup è un gruppo di aziende dedicate alla produzione e distribuzione di aromi, coloranti e ingredienti per l’industria alimentare e delle bevande, per la cosmesi e per il settore farmaceutico.

La produzione è attualmente dislocata negli stabilimenti di Bresso, Concorezzo e Gessate, ospitata all’interno di strutture moderne volte alla sostenibilità, realizzate grazie ad un continuo investimento di risorse.

Un approccio olistico alla manutenzione

Negli ultimi anni il gruppo Aromata si è trovato ad affrontare un contesto di forte crescita interna che ha portato l’azienda a passare da una superficie produttiva di 1500 mq a 25mila.

Un tale contesto ha reso necessario rivedere i propri processi a attrezzarsi adeguatamente per far fronte a nuove sfide.

Il CMMS assume così un ruolo che non è più soltanto quello di rispondere ad esigenze che sono peculiari della manutenzione degli impianti, ma va ben oltre, abbracciando tutte le altre funzioni aziendali che – in diversa misura – condividono dei touchpoint con la manutenzione.

Principali figure e reparti aziendali che condividono touchpoint con la manutenzione:

Produzione
Operations & Supply Chain
Controllo di Gestione
Controllo Qualità
Facility Manager
Fornitori

Selezionare obiettivi misurabili

Ogni progetto di implementazione di un software manutenzione parte necessariamente dalla selezione degli obiettivi.

Obiettivi che devono essere commisurati al livello di maturità aziendale e soprattutto misurabili.
Nel caso oggetto di questo studio, gli obiettivi stabiliti prevedono 4 aree principali di intervento, ciascuna delle quali corredata da metriche e KPI specifici.

Area di intervento	Come si misura	Obiettivi
Service Management	Metriche e KPI che servono a monitorare i tempi in relazione al servizio	Monitorare i flussi e i processi di manutenzione di impianti e facility
Asset Management	Metriche e KPI che hanno come obiettivo il monitoraggio dei valori propri dell’ingegneria di manutenzione	Analizzare i guasti e le performance degli impianti di produzione
Cost Control	Metriche e KPI che hanno come obiettivo la definizione e l’imputazione dei costi associati agli asset e ai processi	Fare luce sui costi associati alla manutenzione e ai fornitori
Compliance Management	Metriche e KPI che misurano lo stato di compliance normativa	Gestire i permessi di lavoro e i rischi legati alla sicurezza alimentare, ambientale e dei lavoratori

01. Service Management

La gestione del Service riguarda l’impostazione e il monitoraggio del flusso di lavoro a partire dalla segnalazione di un problema, di un guasto o la richiesta di un’attività, fino alla sua risoluzione ed eventuale rendincontazione finale.

A seconda della complessità dei processi, il workflow può essere più o meno strutturato, arrivando a coinvolgere diversi reparti aziendali e fornitori esterni.

Una corretta gestione del flusso di lavoro consente di monitorare i tempi necessari al completamento di ciascuna fase e di imputarne correttamente i costi in modo automatico.

Le segnalazioni e le richieste di intervento tecnico vengono raccolte tramite Wizard, il portale di fast ticketing, la cui configurazione consente da un lato di assistere l’utente nella segnalazione guidandolo fino all’apertura del ticket, dall’altra di differenziare in modo evidente le varie problematiche riscontrate, elemento che sarà molto utile per l’analisi delle performance.

Cosa permette di fare?

Monitorare lo stato di avanzamento dei singoli ticket

Monitorare i tempi di lavorazione delle singole fasi

Conoscere e differenziare le problematiche riscontrate

Analizzare i processi, scovare colli di bottiglia e inefficienze

Velocizzare lo scambio di informazioni tra reparti

Wizard: Richieste Rapide

Il portale è stato configurato in modo da rispondere ad esigenze diverse a seconda della natura del problema, di quali sono i beni coinvolti o del ruolo di chi accede al sistema per aprire la richiesta.

Una procedura guidata consente all’utente di definire la problematica in pochi passaggi, assistendolo step by step fino all’apertura del ticket.

Principali benefici:

Eliminare errori e omissioni durante la compilazione del ticket
Velocizzare la comunicazione e il passaggio di informazioni
Tracciare le richieste
Definire la natura del problema
Allegare foto e documenti
Eliminare carta e penna

Workflow e gestione degli Ordini di Lavoro

La suddivisione del workflow in fasi operative consente di monitorare in modo preciso e puntuale lo stato di avanzamento dei lavori e il tempo impiegato per completare ciascuna fase operativa.

L’obiettivo è quello di riuscire a tracciare l’intero processo manutentivo, aiutando il Plant Manager a isolare tutti quei tempi che non sono dovuti al tempo operativo del manutentore (wrench time), identificare eventuali colli di bottiglia o inefficienze riscontrate lungo il percorso e imputarle ad una fase specifica del workflow.

“Ogni problematica viene inserita in autonomia dagli operatori all’interno del portale. Siamo passati da un qualcosa di cartaceo che era ingestibile, a qualcosa di veramente semplice e veramente utile.”

Antonio Tirini, Responsabile Produzione @ Aromata Group, Stabilimento di Concorezzo

02. Asset Management

Tutti i beni aziendali (asset produttivi + asset strutturali) sono stati meticolosammente censiti su mainsim tramite un’anagrafica tecnica organizzata in modo gerarchico.

Per ciascuno di essi il sistema crea una scheda dell’asset, al cui interno sono disponibili tutte le informazioni, le caratteristiche e i documenti relativi al bene in questione: a partire dalle sue caratteristiche tecniche, fino ai piani di manutenzione e la cronologia degli interventi.

Gli asset censiti sono stati etichettati con un QR-Code, in modo tale che all’operatore che rileva un’anomalia o un guasto basti scansionare il codice con il proprio telefono per richiamare le informazioni sull’asset.

Le performance degli impianti possono essere analizzate tramite dashboard specifiche che ne monitorano l’andamento in tempo rale, oppure attraverso una reportistica avanzata, la quale offre un maggior livello di dettaglio fotografando le performance del macchinario in relazione ai guasti che si sono presentati sui singoli componenti e ulteriori parametri come i costi sostenuti, gli effetti generati sul processo e sulla sicurezza, piuttosto che i tempi di ripristino, quelli di produzione o di perdita di produzione.

Analisi dei guasti

L’analisi dei guasti rappresenta un elemento essenziale nella gestione degli impianti e nella comprensione del guasto.

L’analisi delle cause radice o cause profonde (Root Cause Analysis) consente di definire in modo accurato il perimetro di ciascun componente interessato da un guasto.

Per ciascuna anomalia, è possibile dunque analizzare:

le cause che hanno portato al verificarsi del problema
gli effetti che ha generato sul processo
le soluzioni che sono state adottate

La definizione metodica di questi tre aspetti consente di ampliare l’albero dei guasti, analizzandone la frequenza e valutandone la criticità con l’obiettivo di individuare quali sono le azioni opportune per migliorare le prestazioni degli impianti e quindi della produzione.

I risultati di questa analisi sono infine consultabili nel loro insieme e nel dettaglio tramite una reportistica dedicata.

Fermo macchina Vs Fermo Produzione

Oltre alle classiche metriche che sono proprie dell’ingegneria della manutenzione, come
il Mean Time Between Failure (MTBF) o il Mean Time To Restore (MTTR), attributi essenziali in termini di analisi produttiva e manutentiva sono il fermo macchina e il fermo produzione.

Entrambi questi elementi, centrali nel monitoraggio delle performance degli impianti, sono tracciati con mainsim, insieme all’impatto che il guasto può generare sulla sicurezza alimentare, dei lavoratori o sull’ambiente.

Fermo macchina: non si verifica un fermo nella produzione poiché l’impianto o un suo componente su cui si è verificato il guasto viene prontamente sostituito o viene applicata una soluzione tampone.

Fermo produzione: il guasto provoca un fermo nella produzione.

L’obiettivo di questa differenziazione è quello di quantificare, tramite i KPI sopra descritti, l’incidenza dei fermi macchina e produzione sulla capacità produttiva annuale di ogni macchina.

03. Cost Control

Il terzo obiettivo di questa implementazione si concentra sul controllo dei costi e l’integrazione con SAP, con l’intento di abbattere i tempi di gestione e di rendicontazione attraverso l’imputazione automatica dei costi associati alle diverse attività manutentive.

Gli aspetti più interessanti che gravitano intorno a questo obiettivo sono l’integrazione con SAP, l’integrazione con l’ERP aziendale e il monitoraggio dei centri di costo attraverso report custom.

L’integrazione con SAP

L’integrazione con SAP permette di trasmettere i dati da un gestionale all’altro in modo automatico, monitorando così le spese suddivise per centro di costo, per tipologia di processo, vendor, responsabile dell’intervento e categoria dell’ordine di lavoro (manutenzione correttiva, manutenzione preventiva, pianificata, etc.)

L’integrazione è composta da due parti:

Sincronizzazione delle anagrafiche
Inoltro delle richieste di acquisto (da qui in poi RdA) direttamente in SAP

In questo modo vengono attribuiti i corretti parametri amministrativi ad ogni Ordine di Lavoro fin dalla fase di inserimento della richiesta per poi gestirli, attraverso varie fasi di autorizzazione, fino all’inoltro della RdA all’ufficio acquisti, che provvederà all’emissione degli ordini di acquisto (OdA) ai fornitori.

“L’integrazione con SAP è stata molto easy e oggi davvero con pochi click, riusciamo a passare dalla consuntivazione o preventivazione all’emissione dell’ordine di acquisto.”

Stefano Bianchetti, Operations & Supply Chain Manager @ Aromata Group

Il monitoraggio dei centri di costo

I costi associati agli Ordini di Acquisto sono monitorati attraverso una reportistica custom con il dettaglio di tutte le spese suddivise per centro di costo, tipologia di processo, vendor, manutentore o la categoria dell’ordine di lavoro (correttiva, migliorativa, etc.)

“Ad oggi siamo in grado, rispetto al passato, di monitorare in maniera puntuale e precisa i costi all’interno del nostro bilancio, con specifico riferimento al tracciamento della business unit del centro di costo, informazioni per noi rilevanti per misurare performance e obiettivi a cui tendiamo per migliorare il nostro business.”

Anna Sangiovanni, Finance Manager @ Aromata Group

04. Compliance normativa

In materia di sicurezza e di compliance normativa il CMMS può dare un contributo importante nell’identificazione dei rischi in base all’asset e alla tipologia di lavoro.

Permessi di lavoro

Al fine di gestire le attività manutentive nelle aree di lavoro interne all’azienda, in conformità a tutte le prescrizioni in materia di rischi (rischi specifici) e sicurezza, è possibile compilare direttamente da sistema il Permesso di lavoro. Tale strumento descrive, informa e prescrive quanto necessario implementare nelle aree di lavoro/intervento.

I permessi di lavoro sono associati all’asset e inseriti all’interno dell’ordine di lavoro attraverso campi dinamici in cui sono riportate tutte le informazioni e le check-list interattive sulla base dei rischi.

Ciò consente al supervisor o al responsabile di risparmiare tempo nell’individuazione dei rischi annessi a ciascuna attività e velocizzare il passaggio delle informazioni relative al rispetto delle misure che è necessario osservare di volta in volta.

“I recenti audit che abbiamo ricevuto ci hanno dimostrato quanto sia i valutatori dell’ATS che delle ASL e degli organismi volontari di certificazione abbiano apprezzato questo nuovo sistema, la cui implementazione ci ha fornito un aiuto sostanziale e formale veramente molto importante.”

Francesca Rondinella, Responsabile Controllo Qualità @ Aromata Group

Pensieri finali: Implementare il CMMS con mainsimWay

Un CMMS e uno strumento versatile, che necessita di essere adattato al contesto aziendale in cui verrà introdotto per rispondere alle necessita peculiari del settore e agli obiettivi che sono stati stabiliti in fase di implementazione.

È una fase delicata, dalla quale dipenderà in buona parte il successo e i modi in cui lo strumento verrà utilizzato negli anni a venire.

Matteo Chioccioli, il project manager di mainsim che ha seguito l’implementazione per Aromata, spiega cosi il successo del lavoro svolto:

“ A monte di tutto ci sono due fattori che non dovrebbero mai mancare e che hanno svolto un ruolo decisivo nel permetterci di costurire e consegnare una struttura complessa in tempi rapidi:
un mandato aziendale forte che ha consentito di assegnare una risorsa interna al progetto e l’identificazione di questa figura chiave con potere decisionale e una visione chiara degli obiettivi da raggiungere.”

L’implementazione si è svolta seguendo le linee guida tracciate da mainsimWay, il metodo di implementazione ingegnerizzato da mainsim e portato avanti dai nostri Project Manager:

Identificazione del key user, il responsabile del progetto
Definizione degli obiettivi
Definizione dei KPI e delle metriche che è opportuno monitorare
Implementazione di un progetto pilota per testare il sistema in modo veloce all’interno di un perimetro limitato, prima di estenderlo al resto dell’azienda.

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