Case Study

CONTARINA Spa

Manutenzione su condizione e gestione del magazzino.

Gli obiettivi

L’introduzione di un sistema informativo di manutenzione (SIM) nei processi aziendali, aveva come obiettivo primario quello di supportare il management nell’acquisizione e nella gestione dei dati, favorendo l’adozione di un approccio data-driven alla manutenzione.

L’ottimizzazione dei processi, la semplificazione del flusso di lavoro, la riduzione dei tempi e dei costi di gestione, l’aumento della disponibilità dei mezzi erano perciò tutti obiettivi a cui mirare attraverso un percorso di digitalizzazione delle informazioni e l’adozione di una piattaforma che fosse in grado di integrarsi agli altri sistemi gestionali già in uso in azienda.

Il contesto

Prima dell’introduzione del CMMS mainsim, le criticità più evidenti nella gestione della manutenzione erano dovute alla mancanza di informazioni.

La raccolta e l’archiviazione di dati in formato cartaceo comportava una perdita continua di dati importanti sulle riparazioni svolte, che non consentiva un controllo amministrativo adeguato e una valutazione sul rendimento generale da parte del controllo di gestione.

Nella fase preliminare del progetto, sono stati evidenziati le problematiche seguenti:

• Raccolta dati su carta
• Informazioni non tracciate digitalmente
• Tempo perso dal capo officina per la gestione delle manutenzioni
• Dati raccolti e mai utilizzati per la reportistica e per visualizzare eventuali inefficienze

La manutenzione su condizione: lettura dei contatori e gestione dinamica degli interventi

Aumentare la disponibilità degli asset:

Con un parco mezzi composto da oltre 500 unità, era necessario riuscire a gestire gli asset in modo efficiente, tenendo traccia del lavoro effettuato e riuscendo a prevedere in modo accurato quello da svolgere in futuro, con il fine ultimo di ridurre al minimo il numero di volte che un mezzo entra in officina e massimizzare così la disponibilità delle proprie risorse.

La lettura dei contatori e la manutenzione su condizione:

Attraverso l’integrazione con il gestionale Ecos, che Contarina utilizza per la gestione dei cespiti e la registrazione del chilometraggio effettuato da mezzo, mainsim è in grado di acquisire in modo autonomo i dati registrati e sfruttarli per aprire nuovi ordini di lavoro ogni volta che vengono raggiunte determinate condizioni.

Ad una manutenzione periodica dei mezzi prevista dalla legge (su base temporale), Contarina affianca 3 tipi di tagliando che vengono effettuati in base ai chilometri percorsi.

La lettura del contatore viene trasmessa direttamente al software CMMS. Il dato, registrato su mainsim, genera automaticamente un ordine di lavoro nel momento stesso in cui viene raggiunta la soglia chilometrica prevista.

La gestione dinamica degli interventi on condition:

Con l’intento di massimizzare la disponibilità delle risorse, facendo entrare i mezzi in officina il meno possibile, mainsim è in grado di gestire in modo dinamico le richieste di intervento su condizione. Se, per fare un esempio, un veicolo subisce un guasto a 8mila km, sarebbe inutile farlo rientrare in officina dopo appena altri 2mila chilometri percorsi per un semplice controllo dell’olio.

In quest’ottica, mainsim è in grado di gestire in modo dinamico i trigger che causano la generazione di un ordine di lavoro, traslando il chilometraggio necessario per scatenare una richiesta di intervento sulla base degli interventi che sono stati effettuati sul mezzo. In questo modo è possibile ottimizzare il numero di volte che un mezzo entra in officina e aumentarne la disponibilità evitando inutili controlli di routine quando non sono necessari.

Dalla manutenzione su condizione alle logiche di manutenzione predittiva:

A completare il quadro fin qui tracciato, è possibile andare oltre ad una concezione classica della manutenzione su condizione adottando logiche che si approssimano ad una manutenzione di tipo predittivo.

Grazie all’utilizzo dei dati registrati da mainsim, il software è in grado di fare una media dei chilometri percorsi da ciascun veicolo, stimando con precisione il tempo mancante al raggiungimento della prossima soglia necessaria per il tagliando successivo, in modo da facilitare ulteriormente l’organizzazione del lavoro.

Reportistica e monitoraggio dei KPI

Tra gli obiettivi di Contarina vi era quello di acquisire attraverso il software CMMS una base dati che rendesse possibile effettuare una valutazione delle performance che fosse funzionale all’ottimizzazione dei processi di manutenzione.

Ciò è stato possibile sfruttando i sistema di business intelligence integrato in mainsim, che consente di generare report dettagliati e ottenere informazioni precise sugli operatori, sui propri asset, tempi di intervento, costi e, in generale, sull’efficienza dei processi di manutenzione.

Il monitoraggio delle metriche relative all’asset management:

Sono metriche e KPI che hanno come obiettivo principale il monitoraggio di valori propri dell’ingegneria di manutenzione.

Per esempio, il monitoraggio di una metrica come il MTBF (tempo medio tra i guasti) ha permesso all’azienda di ridurre al minimo il numero di interventi correttivi in favore di una manutenzione preventiva, con il risultato finale di riuscire ad aumentare la disponibilità dei propri mezzi e organizzare il lavoro in base a decisioni guidate dai dati.

Il monitoraggio delle metriche relative al service management:

Sono metriche e KPI che hanno come obiettivo principale il monitoraggio dei livelli di servizio in relazione ai tempi e alle tipologie di intervento.

Tramite queste metriche è possibile analizzare il trend di ordini di lavoro generati, suddividendoli per gruppi e categorie, analizzare il backlog di manutenzione (gli ordini di lavoro arretrati) o evidenziare eventuali colli di bottiglia all’interno del processo decisionale.

I risultati di un approccio data-driven

I risultati di un approccio alla manutenzione guidato dai dati, sono sintetizzati in modo efficace dall’andamento delle varie tipologie di intervento effettuate sui mezzi. Contarina registra infatti come il numero di interventi di manutenzione correttiva sia fortemente diminuito a scapito di attività di manutenzione preventiva.

L’analisi delle cause di guasto.

La gestione degli asset attraverso l’organizzazione basata sui modelli.

Uno dei moduli fondamentali del CMMS mainsim, riguarda l’anagrafica degli asset aziendali organizzata attraverso una comoda struttura padre-figlio. L’introduzione dei modelli, porta al livello successivo la gestione degli asset.

Se la struttura padre-figlio rende più semplice l’individuazione e la gestione delle risorse aziendali, l’introduzione dei modelli all’interno dell’anagrafica permette di risparmiare molto tempo ogni volta che vogliamo apportare una modifica, oltre  a rendere più semplice l’analisi delle performance di ogni risorsa.

Supponiamo per esempio di voler introdurre un nuovo pezzo all’interno di un modello specifico di telaio che è montato su diversi veicoli. Anziché dover aggiungere il pezzo a ciascun asset sarà sufficiente aggiungerlo al singolo modello e il sistema provvederà automaticamente ad aggiungerlo all’anagrafica degli asset che montano quel particolare telaio.

Check-list e template pre-configurati:

Proprio come avviene per i normali asset presenti nella nostra anagrafica, è possibile creare check-list di manutenzione e template pre-compilati da aggiungere ai singoli modelli.

Per ottimizzare il flusso di lavoro e velocizzare gli interventi meccanici, è possibile creare delle semplici check-list per guidare il manutentore passo dopo passo ogni volta che si trova ad operare su un determinato modello. Queste check-list possono essere aggiunte non solo al singolo asset, ma anche a tutte le risorse che contengono un modello specifico.

Queste check-list possono infine essere inserite all’interno di template pre-compilati per gli ordini di lavoro ripetitivi, sulla base per esempio del mezzo coinvolto, del tipo di guasto o che il veicolo monti o meno uno specifico modello di asset.

Ciò ha permesso ai responsabili dell’officina di dare un valido aiuto ai meccanici in fase di intervento, ma anche di risparmiare tempo prezioso in fase di creazione e di gestione di un ordine di lavoro.

L’abbattimento dei costi di processo attraverso l’app mobile.

Se prima di mainsim, i tecnici e i meccanici che lavoravano alla manutenzione dei mezzi dovevano rendicontare l’intervento effettuato tramite il totem che si trova all’interno dell’officina, grazie all’app CMMS mainsim mobile, possono farlo direttamente tramite il proprio cellulare.

La funzione Rec&Stop consente agli operai di avviare la registrazione del tempo di lavoro con un semplice gesto, trasferendo il dato direttamente al sistema una volta ultimato il lavoro.

Il risultato? L’abbattimento dei tempi di processo che portato a risparmiare fino a 2 minuti nella rendicontazione di ciascun ordine di lavoro, oltre a semplificare il procedimento e assicurare la corretta rilevazione dei dati in questione.

La gestione dell’inventario e del magazzino ricambi.

L’integrazione con Freeway, il software che Contarina utilizza per la gestione del magazzino, permette di registrare le informazioni sulla rendicontazione e la disponibilità dei componenti di ricambio presenti in magazzino in modo ancora più rapido.

Ogni volta che il manutentore ha la necessità di un componente di ricambio per portare a termine il lavoro che gli è stato assegnato, deve presentare in magazzino una bolla munita di codice a barre.

La scannerizzazione del codice a barre consente a mainsim di individuare il componente e sottrarlo alle scorte presenti in magazzino. La fattura viene inserita automaticamente su mainsim e il sistema rendiconta i materiali necessari inserendoli nell’ordine di lavoro. In questo modo è possibile visualizzare anche la quantità e il costo totale dei materiali utilizzati.

Infine, grazie all’integrazione tra i due software, i responsabili della manutenzione possono consultare in ogni momento la quantità di scorte per ogni pezzo di ricambio ancora presente in magazzino e ricevere notifiche automatiche ogni volta che le giacenze scendono al di sotto della soglia impostata.

Il modulo Kanban.

Grazie al modulo Kanban, inserito in mainsim, è possibile proiettare sul megaschermo presente all’interno della facility tutti gli ordini di lavoro aperti, quelli in esecuzione e quelli in attesa di essere svolti. In questo modo basta una semplice occhiata perché ognuno all’interno dell’officina conosca sempre i compiti che gli sono stati affidati rendendo il flusso di lavoro più fluido e risparmiando tempo prezioso.

I risultati: prima e dopo mainsim.

Grazie al modulo Kanban, inserito in mainsim, è possibile proiettare sul megaschermo presente all’interno della facility tutti gli ordini di lavoro aperti, quelli in esecuzione e quelli in attesa di essere svolti. In questo modo basta una semplice occhiata perché ognuno all’interno dell’officina conosca sempre i compiti che gli sono stati affidati rendendo il flusso di lavoro più fluido e risparmiando tempo prezioso.

Con mainsim:

Lavorare con il nuovo software gestionale mainsim, ha migliorato l’organizzazione lavorativa dell’officina, toccando tutti gli attori coinvolti e portando alla risoluzione totale di ogni criticità:

• Le informazioni, una volta immesse sul database non possono essere eliminate
• I dati delle richieste di manutenzione, prima compilati manualmente dagli autisti, vengono tracciati direttamente sul software CMMS.
• Il capo officina perde meno tempo sulla gestione delle manutenzioni
• Attracversoil tooldi business intelligence integrato in mainsim, sono generati i report per ottenere informazioni utili su operatori, mezzi riparati, tempi di riparazione e in generale sull’efficienza del reparto officina.

L’implementazione con il metodo mainsimWay

L’implementazione del software presso Contarina, rappresenta un esempio concreto del metodo di implementazione del CMMS seguendo il percorso tracciato con mainsimWay.

mainsimWay è un metodo vincente di implementazione del software, mutuato dall’agile project management. Il percorso tiene conto di:

• L’esperienza del cliente
• La nostra esperienza
• Iterazione fatta di sprint e rapidi feedback
• Sviluppo collaborativo del progetto

Questi fattori, insieme, hanno permesso di adattare il software alle esigenze dell’azienda, riorganizzandone i processi senza imporre drastici cambiamenti radicali che sarebbero stati difficilmente digeribili da parte degli attori coinvolti.

I risultati progressivi

Mezzi riparati/fermi

Ore di straordinario

Parametri tecnico-economici di officina

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