CASE STUDY

IPERCERAMICA – Facility management multi-site per il Retail

Una storia di successo nella gestione della manutenzione dei punti vendita, della compliance normativa e dei fornitori in ambito retail.

L’azienda

IPERCERAMICA è la prima catena italiana nella produzione e vendita di pavimenti, rivestimenti e arredo bagno made in Italy con più di 90 negozi dislocati tra il territorio nazionale, Francia e Germania.

Le sfide

L’obiettivo principale dell’azienda era riuscire a semplificare la gestione dei fornitori e dei punti vendita dislocati sul territorio. L’Ing. Salvatore Becchimanzi, Facility Manager di IPERCERAMICA, ci spiega quali erano le principali difficoltà che riscontrava con una gestione tradizionale della manutenzione:

“Vi spiego da dove siamo partiti. Il primo tentativo di miglioramento nella gestione della manutenzione è stato quello di cercare di adattare un software che era nato per altre esigenze, alla gestione dei ticket. Ci siamo resi conto però che avevamo bisogno di qualcosa di più performance per gestire in maniera proficua i 90 negozi circa che abbiamo in Italia, più quelli all’estero.”

Avvenuta la consegna di un nuovo punto vendita, tutta la parte di manutenzione ordinaria e straordinaria viene delegata al reparto di Facility Management.

“C’è stato un momento in cui le problematiche riscontrate negli store venivano gestite attraverso il software rhd, e-mail e messaggi Whatsapp. Questo processo, per quanto semplice, finiva per rappresentare un gran dispendio di energie, oltre a generare una notevole perdita di informazioni dovuta al passaggio da uno strumento all’altro.”

Questo era il problema da risolvere: “Avevamo la necessità di un sistema che ci consentisse di tracciare in modo ordinato e professionale tutti i ticket aperti nei vari punti vendita.”

Salvatore ci spiega anche com’è avvenuta l’implementazione del nuovo sistema, attraverso quello che noi definiamo MainsimWay: un processo che avviene per step, con l’ausilio di un nostro project manager dedicato, in grado di seguire l’intero progetto a partire da un pilota, misurando i risultati e procedendo per successive implementazioni in modo da rendere più semplificare l’introduzione del software in azienda.

“L’implementazione di Mainsim è un progetto in divenire. Abbiamo iniziato con un progetto piccolo e, rispetto al progetto finale, stiamo implementando e strutturando il sistema in base alle esigenze che emergono di giorno in giorno. L’unica prerogativa che avevamo era la possibilità di integrare il CMMS con SAP, per noi fondamentale.”

In questo senso, Mainsim sta diventando sempre di più un software interdipartimentale, estendendo il proprio ambito anche ad altri servizi, come le pulizie, la sicurezza o la gestione dei muletti che sono in capo ad uffici diversi e che potranno utilizzare il software per la gestione delle loro problematiche, abbandonando strumenti tradizionali e poco efficaci come i fogli Excel.

“Un altro aspetto di importanza fondamentale per noi è la gestione delle manutenzioni ordinarie, quindi di tutti quegli interventi che hanno scadenze fissate per legge. Cosa succedeva in passato? Noi appaltiamo queste attività ai nostri fornitori esterni, i quali prima di Mainsim mandavano una e-mail per comunicarci il loro giro di manutenzione. Questo però non era un sistema efficiente, perché se capita che un fornitore si dimentichi di fare una manutenzione, siamo comunque noi i responsabili. Tanto più che adesso siamo anche certificati ISO 45001, quindi a livello di sicurezza, e non possiamo certo permetterci di fallire un audit.”

“Con Mainsim, il sistema invia una notifica con 15 giorni di anticipo, dandoci il tempo di controllare. Non solo, la notifica arriverà anche al fornitore esterno, e questo è un passo fondamentale: un sistema automatico in grado di tenere sempre tutti aggiornati e con l’attenzione alta sulle attività da svolgere.”

“La stessa cosa avverrà presto anche per la gestione di tutta la parte documentale: scadenza dei DURC, camera di commercio, corsi di formazione, ci sarà uno scadenzario con notifiche automatiche anche verso i fornitori, per avvertirli che un documento è in scadenza.”

“Tutto questo porterà ad un aumento significativo in termini di organizzazione e produttività, un maggior controllo e ad una conseguente riduzione al minimo degli errori.”

Le prossime implementazioni

“Una delle prossime implementazioni con Mainsim riguarderà l’introduzione di una planimetria interattiva dell’Europa che mostrerà i punti vendita: cliccando su uno di essi saremo in grado di aprire la scheda dell’asset – quindi il negozio – e visionare tutte le manutenzioni programmate e le richieste circoscritte al negozio.”

“Un’altra cosa di cui stavamo parlando con Matilde [la project manager di Mainsim che segue il progetto, ndr.] è la possibilità di associare alle richieste una priorità insieme ad un fornitore incaricato, in modo tale che possa visualizzare sulla piattaforma i ticket di sua competenza e intervenire subito quando la priorità è urgente. Dal momento che Mainsim lo permette, abbiamo in mente di impostare l’assegnazione automatica al fornitore competente ogni qual volta viene aperto un ticket su un asset di sua pertinenza. In questo senso, i fornitori stessi potrebbero diventare gli attori principali.”