CASE STUDY

Ospedale San Raffaele, Milano

Best Practices per la manutenzione ospedaliera: applicazione di un service desk avanzato e monitoraggio dei fornitori.

L’Ospedale San Raffaele di Milano:

L’Ospedale San Raffaele, inaugurato nel 1971, nel 1972 ha ottenuto la qualifica di “Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico” dal Ministero della Salute e dal Ministero della Pubblica Istruzione. È accreditato con il Servizio Sanitario Nazionale.

Dispone di complessivi 300.000 mq. e 1.373 posti letto, di cui: 1.092 presso la sede di via Olgettina e 249 presso la sede San Raffaele Turro.

Nel 2011 sono stati complessivamente effettuati: oltre 52.800 ricoveri; oltre 8 milioni tra prestazioni ambulatoriali ed esami di laboratorio; circa 28.900 interventi chirurgici; oltre 63.400 accessi al Pronto Soccorso.

L’Ospedale è polo didattico dell’Università Vita – Salute. L’IRCCS Ospedale San Raffaele costituisce il più grande Parco Scientifico in Italia e uno tra i maggiori in Europa, nel quale sono presenti 185 laboratori dove lavorano circa 500 tra ricercatori e borsisti.

L’implementazione di mainsim in numeri:

+5K

Utenti attivi

100K

Asset gestiti

1 min

Tempo medio di risposta

+22K

ticket gestiti/anno

Obiettivi del progetto:

Nel 2012 la Direzione Area Tecnica dell’Ospedale ha deciso di dotarsi di mainsim come CAFM in modo da identificare i percorsi di miglioramento per aumentare la disponibilità dei beni/oggetti gestiti, valorizzare correttamente il proprio patrimonio tecnologico, contenerne i costi di gestione, monitorare i livelli di servizio con estrema facilità e flessibilità d’uso. Il progetto si è basato sull’implementazione di alcuni moduli di mainsim per:

L’invio della segnalazione dei guasti da parte dell’utenza diffusa (3000 posizioni tra infermieri, caposala, operatori, etc.) attraverso un apposito modulo (Wizard) che presenta un’interfaccia facile e intuitiva per l’utente finale. Le richieste, attraverso una matrice a più vettori (a seconda dei locali di provenienza (gruppo A, B, C, D, E ed F), della priorità (rossa, gialla, verde e bianca) , della categoria di intervento e degli orari) vengono assegnate automaticamente ad una specifica divisione (meccanici, elettricisti, edile, etc.) e squadra. In questo modo sono stati ottimizzati i processi di assegnazione della richiesta in base alle esigenze specifiche del cliente, con l’obiettivo di migliorare i flussi e ridurre i tempi.
La presa in carico della richiesta da parte dell’operatore, attraverso un semplice smartphone.
La customizzazione del work flow che gestisce gli ordini di lavoro dall’apertura fino alla chiusura articolato in 22 fasi.
A seconda della priorità del ticket (rossa, gialla, verde e bianca) all’apertura sono stati associati dei processi quali invio della mail ai responsabili dell’area interessata nella richiesta.
Profilazione utenti. Agli utenti sono stati associati dei livelli di visibilità ed editabilità differenti.
La gestione delle manutenzioni periodiche.
Pannello di controllo con tutti i KPI utili affinché i responsabili abbiano la situazione sotto controllo
Integrazione con planimetrie.

Benefici del progetto:

L’adozione di Mainsim ha permesso di:

Ridurre e controllare i tempi e i costi;
Allocare al meglio le risorse disponibili;
Garantire la sicurezza nel perfetto rispetto delle normative;
Migliorare la qualità reale e la qualità percepita, soprattutto nel caso di utenti terzi;
Avere piena evidenza dei fatti tecnici ed economici per ipotizzare strategie migliorative;
Disporre di informazioni di ritorno sull’efficacia delle strategie effettivamente adottate.

E inoltre di eseguire:

Performance Measurement / Ottimizzazione / Miglioramento
Configuration Tracking (evoluzione della configurazione dell’impianto / infrastruttura)
Piano di Manutenzione Preventiva Ottimizzato
Analisi di Criticità
Gestione Documentazione Tecnica
Ottimizzazione dei Costi
Ottimizzazione del Valore degli Asset